Планирование мероприятия: Летнее собрание Национальной ассоциации губернаторов 2016 г.

Автор ls2group

LS2group с гордостью принимала участие в процессе планирования мероприятий для Летнее собрание Национальной ассоциации губернаторов (NGA) 2016 года. Мероприятие стало прекрасной возможностью показать губернаторам со всей страны некоторые заведения, продукты питания, промышленность, музыку и пейзажи, которые делают Айову уникальной! LS2group работала совместно с Национальной ассоциацией губернаторов и офисом губернатора Бранстада над планированием многих аспектов четырехдневного летнего собрания, которое проходило в Де-Мойне 14-17 июля. Мероприятия были прекрасной возможностью для наших команд собраться вместе, чтобы использовать многие из наших навыков для создания замечательных и запоминающихся мероприятий для губернаторов и их семей. Хотите знать, что входит в планирование мероприятия такого масштаба? Читай дальше что бы узнать!

Планировка события

LS2group начала процесс планирования мероприятия задолго до того, как событие действительно произошло. Более года назад LS2group помогла создать некоммерческую организацию с советом директоров, чтобы получить контроль и внести свой вклад в планирование мероприятия. Это также помогло обеспечить, чтобы летняя встреча была хорошо продуманной, с участием многих организаций и продемонстрировала широкий спектр возможностей, которые есть у нас в Айове.

После создания некоммерческой организации LS2group маркетинг Департамент работал с Национальной ассоциацией губернаторов над созданием уникального логотипа, бренда и слогана для летней встречи в Айове. Слоган «Уникально Айова» был создан, чтобы продемонстрировать множество уникальных компаний, отраслей и традиций, существующих в Айове, которые могут быть не очевидны для тех, кто не называет штат своим домом. 

Поскольку мы планировали собрать вместе многих высокопоставленных людей на этих встречах и общественных мероприятиях, безопасность была главным приоритетом. LS2group тесно сотрудничала с Патрулем штата Айова, Департаментом полиции Де-Мойна и Департаментом пожарной охраны Де-Мойна, чтобы обеспечить безопасность всех наших гостей на протяжении Летнего собрания NGA 2016 года. Ключевыми моментами были тщательная координация и планы действий на случай непредвиденных обстоятельств в каждом месте проведения общественных мероприятий, в Центре мероприятий Айовы и в определенных отелях. Детали безопасности включали присутствие офицеров в форме и без нее, зачистки мест проведения мероприятий, перекрытие дорог, транспортировку избранных должностных лиц и наблюдение за разведкой. Специализированный персонал службы безопасности, работающий с группой планирования, предлагал фундаментальную перспективу и имел решающее значение для процесса планирования и общего проведения успешных мероприятий для всех.

С более чем тысячей гостей и множеством мест проведения четырехдневной летней встречи транспорт был важным компонентом для бесперебойного выполнения ежедневной повестки дня. LS2group тесно координировала свою работу с национальным поставщиком транспортных услуг, чтобы заключить контракт на трансфер от и до отелей, Центра мероприятий Айовы, мест проведения общественных мероприятий и различных других остановок, необходимых для губернаторов. Мы также координировали свои действия с General Motors, которая щедро пожертвовала парк из более чем 50 автомобилей для использования в качестве проезда губернатора и первой семьи во время летнего собрания. Места посадки и высадки, автобусные маршруты, расписание трансферов и многое другое были жизненно важны для того, чтобы гости не опаздывали вовремя каждый день. 

Поскольку гости едут в Айову со всей страны, а в некоторых случаях и со всего мира, предложение отличного гостеприимства было ключевым приоритетом комитета Летнего собрания NGA 2016 года. LS2group тесно сотрудничала с несколькими местными отелями, а также с Центром мероприятий в Айове, чтобы обеспечить должную заботу о посетителях встречи NGA во время их пребывания. Детали гостеприимства включают координацию и укомплектование персоналом столов гостеприимства в отелях и помещениях для встреч в качестве «единого окна», где гости могут узнать о деталях, начиная от транспорта, общественных мероприятий, а также местных ресторанов и достопримечательностей. Наша команда также позаботилась о том, чтобы хорошо расположенные и узнаваемые вывески использовались на каждом из объектов, чтобы облегчить навигацию для посетителей.

Помимо гостеприимства, волонтеры были ключевым компонентом успеха и эффективности Летнего собрания NGA 2016 года. LS2group разработала волонтерскую стратегию для найма и обучения. Наша команда набрала более 100 волонтеров, координировала смены волонтеров, общалась с волонтерами, спланировала и провела тренинг с особым участием губернатора и г-жи Бранстад, а также руководила волонтерами на местах во время встреч.

Общественные мероприятия

После нескольких месяцев планирования мероприятия наша команда была рада поделиться каждой подробностью общественных мероприятий с губернаторами, приехавшими в Айову. При планировании мероприятий наши команды управляли приглашениями, ответами на приглашения и учетными данными, чтобы создать точный подсчет участников для планирования питания, парковки и других деталей, связанных с мероприятиями. Кроме того, на каждом мероприятии присутствовали различные фирменные предметы, вывески, чтобы направить губернаторов туда, где они должны были быть, и уникальные штрихи, разработанные командами маркетинга и NGA.

Премьера прошла в красивом здании Капитолия штата Айова - «Под Золотым куполом». Губернаторы и их супруги, спонсоры Айовы, корпоративные стипендиаты NGA и другие объединились в самом сердце Ист-Виллидж Де-Мойна на ночь вкусной еды и развлечений от местных артистов, в том числе арфистки Лоры Эриксон, Тима Стопа и специального выступления квартета Симфония Де-Мойна. Ночь завершилась красивым фейерверком и представлением Isiserettes Drill and Drum Corp..

Во второй вечер мы принимали гостей на двух приемах - в том числе в Губернаторской резиденции, Terrace Hill. На этом приеме был представлен «Вкус Де-Мойна», когда повара из некоторых лучших ресторанов Де-Мойна объединились, чтобы подарить губернаторам и другим посетителям вкусные блюда. Вечернее меню составил шеф-повар Энош Келли из Bistro Montage. Резиденция и территория были открыты для гостей, чтобы прогуляться по вечерам, а развлекательные программы были представлены как в помещении, так и на открытом воздухе от The Two Davids и The Fiddle Chics.

Гости также наслаждались вечером в Зал лауреатов Всемирной продовольственной премии. Расположенное на реке Де-Мойн и окруженное красивыми садами, здание Всемирной продовольственной премии служит историческим, образовательным и вдохновляющим местом для местных и иностранных гостей и чествует уроженца Айовы и лауреата Нобелевской премии мира доктора Нормана Борлоуга. Вечер включал в себя живую картину художника Уильяма Батлера, необычное выступление оперы метро Des Moines и бродячие мелодии ослепительных бразильских 2wins.

В заключительный вечер встречи гости собрались в торгово-выставочном центре штата Айова для «мини». Ярмарка штата Айова который включал в себя множество сладких угощений, ярмарки, показы сельскохозяйственного и сельскохозяйственного оборудования, а также специальное выступление группы Three Dog Night, известной такими хитами, как «Радость миру», «Мама сказала мне (не приходить)» и « Один (это самое одинокое число) ». Товарные группы Айовы и другие сельскохозяйственные предприятия были представлены повсюду на территории с интерактивными экспонатами и вкусной едой. Мероприятие включало в себя аттракционы Sky Glider и несколько воздушных шаров - превью Классический национальный воздушный шар проводится в Айове каждое лето. Для этого мероприятия была заказана миниатюрная масляная корова, чтобы сделать его по-настоящему аутентичным на ярмарке штата Айова!

Супружеские и семейные события

Многие губернаторы привозили с собой целые семьи, чтобы насладиться длинными выходными в Де-Мойне. В дополнение к ежедневным деловым встречам и вечерним общественным мероприятиям, в планировании которых LS2group помогала, мы также отвечали за планирование уникальных веселых мероприятий для супругов и семей губернаторов. Наша цель в программировании, которую мы делали в сотрудничестве с первой леди Крис Бранстад и персоналом Terrace Hill, заключалась в том, чтобы показать уникальные и удивительные жемчужины, которые может предложить Де-Мойн.

Супругам и гостям губернаторов была представлена невероятная закулисная экскурсия по Корпорация Мередит, где они узнали о Showcase Kitchen, Meredith Test Gardens, истории Meredith Corporation и всех брендах под эгидой Мередит. Специалисты по домашнему декору, садоводству, выпуску журналов и кулинарии рассказали супругам об их работе и о том, как эти эксперты в Де-Мойне помогают формировать тенденции по всей стране.

Группа также наслаждалась днем в великолепном Ботанический сад Большого Де-Мойна для обсуждения того, как первые супруги могут поддерживать детей и семьи в своих штатах. Доктор Джордж Белицос и Эндрю Аллен, бывшие и нынешние генеральные директора Молодежь и приюты (YSS), поделились своими личными историями и рассказали о важной работе, которую YSS выполняет для молодежи Айовы. Дискуссия завершилась посещением супругами губернаторов современного объекта YSS в центре Де-Мойна, который является национальной моделью передового опыта.

Гостей также побуждали наслаждаться городом самостоятельно, получая советы и рекомендации от тех, кто называет Де-Мойн своим домом. Мы объединили семью каждого губернатора с послом Де-Мойна, который является местным жителем, который хорошо осведомлен о городе и может дать совет, рекомендации и ответить на любые вопросы. В партнерстве с Бюро конгрессов и посетителей Де-Мойна, мы смогли предложить гостям специальные предложения и скидки на развлечения по всему городу с помощью абонемента Des Moines Fun Pass. Благодаря этому опыту мы также смогли создать специальный торговый абонемент в Ист-Виллидж, который включал скидки от Душистый перец, Постоянная коллекция, Дорнинк, и Дж. Браунли, которые наши соседи в Ист-Виллидж.

Наша команда также обеспечивала координацию и помощь различным группам и организациям с приемами, проводившимися вокруг регулярно запланированных общественных мероприятий, программных мероприятий супругов и выявленных возможностей консьержа. Во время деловых встреч, проводимых в Центре мероприятий Айовы, LS2group работала с различными организациями, чтобы разместить дисплеи во время деловой программы, чтобы подчеркнуть историю и инновации Айовы. На дисплеях были представлены университеты Айовы, шоссе Джефферсона, Home Base Iowa, Культурный коридор Айовы и программы STEM.

Летняя встреча NGA 2016 была бы невозможна без щедрых пожертвований наших спонсоров. Нам не только повезло жить в штате с такими успешными компаниями и владельцами бизнеса, мы благодарны им за их щедрость и терпение при планировании и подготовке к этим масштабным мероприятиям.

Координация СМИ

Помимо освещения Айовы перед участниками встречи NGA, мы работали с отделом коммуникаций NGA, а также с командой по связям с губернатором Терри Бранстадом, чтобы продемонстрировать встречи и мероприятия для местных и национальных СМИ.

В рамках общего ребрендинга NGA мы работали над преобразованием ежегодного мероприятия для прессы, которым ежегодно начинается летнее собрание, из традиционной пресс-конференции в очень успешную модерируемую панель. Наша команда координировала Дэвида Йепсена, директора Института государственной политики Пола Саймона в Университете Южного Иллинойса в Карбондейле, в качестве модератора дискуссии между губернатором Бранстадом, губернатором председателя NGA Гэри Гербертом и губернатором-сопредседателем NGA Терри МакОлиффом.

В ходе обсуждения была продемонстрирована инициатива губернатора Герберта «Штаты: поиск решений, улучшение жизни», затронуты темы, стоящие на повестке дня деловых встреч на выходных, и позволили присутствующим местным и национальным средствам массовой информации задать вопросы губернаторам.

Наша команда также координировала действия с NGA и администрацией губернатора, чтобы предоставить СМИ взгляд изнутри на общественных мероприятиях и бизнес-сессиях каждый день с «медиа-пакетами», включая видеобролл с встреч и мероприятий предыдущего дня, а также фотографии из Кристофер Махарри, все подчеркивают уникальные встречи каждого вечера в Капитолии штата Айова, Зале лауреатов Всемирной продовольственной премии, Террас-Хилл и торгово-выставочном центре штата Айова.

Общественная служба

В выходные дни, чтобы помочь сообществу Айовы, губернаторы, штат и волонтеры работали с программой Outreach Program, чтобы упаковать 50 000 обедов для Food Bank of Iowa. В последний день состоялось мероприятие для прессы, посвященное усилиям по оказанию помощи семьям в борьбе с отсутствием продовольственной безопасности.

Месяцы планирования мероприятий и партнерские отношения со многими людьми из метро и штата Айова привели к успешному проведению Летнего собрания NGA 2016 в Де-Мойне. Наша команда будет рада помочь вам с вашим следующим мероприятием - большим или маленьким.

кликните сюда чтобы узнать, как наша команда может помочь вам с планированием вашего мероприятия.

Хотите увидеть больше фотографий с мероприятий? Ознакомьтесь с нашими Страница на фэйсбуке.