5 elementos cardeais de um evento de sucesso

Escrito por ls2group

Um evento de sucesso pode fornecer a você um caminho para compartilhar sua visão, vender produtos, envolver seus stakeholders, trazer consciência para sua empresa ou missão e muito mais. Embora todos nós gostemos de participar de eventos divertidos e exclusivos, criar um evento que irá agradar aos participantes de uma forma significativa nem sempre é uma tarefa simples.

Para planejar e executar um evento memorável, é fundamental ter certeza de que você tem uma estratégia bem pensada e desenvolvida. Isso ajudará a impulsionar o seu evento e agradará aos participantes e ao seu cliente ou empregador. Abaixo estão meus cinco elementos fundamentais para um evento de sucesso. Essas são apenas algumas das lições que aprendi ao longo de meus anos de trabalho em campanhas políticas, planejando e realizando eventos de arrecadação de fundos e de campo de todos os tamanhos.

• Conheça o seu público.

Cada evento deve ser construído tendo em mente o seu público-alvo. Ajustar o tipo de evento ao seu público irá garantir que todos se divirtam. Isso também encorajará os participantes a comparecer a eventos futuros que você ou sua organização realizarão. Fatores importantes para essa segmentação incluem escolher o local apropriado para o seu público, o dia e a hora apropriados e que tipo de bebida você terá, se houver.

• Envie seu convite com antecedência.

É importante que os convites sejam desembolsados o mais rápido possível, avisando os participantes em potencial com a maior antecedência possível. Costumo enviar convites de quatro a seis semanas antes do evento, o que dá aos convidados um bom tempo para colocá-los em suas agendas e responder se não puderem comparecer. Também é bom que eles fiquem sabendo disso mais cedo ou mais tarde, e isso dá a você a oportunidade de avaliar quantas pessoas podem comparecer. Isso é vital se você estiver trabalhando com fornecedores ou tentando estimar quantos lanches serão necessários.

• Confirme com seus convidados.

Se você tiver tempo e recursos, acompanhar as pessoas que você convidou pode ser extremamente útil de várias maneiras. Isso dá ao evento uma conexão mais humana do que apenas um convite em papel ou eletrônico, dá a você a oportunidade de informar os convidados sobre qualquer informação importante que não foi incluída em seu convite e dá aos convidados a oportunidade de fazer qualquer pergunta que eles tenham sobre o evento. Além disso, enquanto você tem convidados ao telefone, você tem a oportunidade de obter deles um compromisso firme em sua participação ou, no caso de uma arrecadação de fundos, em sua doação.

• Finalize os detalhes.

Ao fazer os preparativos finais para o evento, o ideal é que você tenha uma estimativa aproximada de quantas pessoas você acredita que estarão no evento. Isso é importante porque dá a você a oportunidade de garantir que o local esteja configurado para a quantidade certa de pessoas e que você tenha a quantidade certa de lanches prontos para o evento. Assim que chegar o dia do evento, o ideal é que você tenha tudo pronto para começar, para que possa (com sorte) relaxar e aproveitar o evento.

• Avalie o sucesso do seu evento.

Depois que seu evento for oficialmente transpirado, envie notas de agradecimento aos seus convidados. Esta é uma boa maneira de mostrar o seu apreço por eles participarem do evento e de construir relacionamentos para empreendimentos futuros. Isso também lhe dá a oportunidade de coletar feedback sobre o evento, para que você possa trabalhar para melhorar para o próximo. Também é importante conversar com sua equipe interna sobre o sucesso do evento geral e as lições aprendidas. Faça isso enquanto o evento ainda está fresco em sua mente e faça anotações. Dessa forma, você pode garantir que terá seus sucessos e lições aprendidas e os aplicará ao planejar seu próximo evento.