Planejando um evento: Reunião de verão da National Governors Association de 2016

Escrito por ls2group

LS2group estava orgulhoso de fazer parte do processo de planejamento de eventos para o Reunião de verão da National Governors Association (NGA) de 2016. O evento foi uma oportunidade maravilhosa para mostrar aos governadores de todo o país alguns dos locais, alimentos, indústrias, música e paisagens que tornam Iowa único! O LS2group trabalhou em conjunto com a Associação Nacional de Governadores e o escritório do Governador Branstad para planejar muitos aspectos da reunião de verão de quatro dias que foi realizada em Des Moines de 14 a 17 de julho. Os eventos foram a oportunidade perfeita para nossas equipes se reunirem e usarem muitas de nossas habilidades para criar eventos notáveis e memoráveis para os governadores e suas famílias. Quer saber o que se passa no planejamento de eventos para um evento desta magnitude? Leia mais para descobrir!

Planejamento de Eventos

O LS2group iniciou o processo de planejamento do evento muito antes de o evento realmente ocorrer. Mais de um ano atrás, o LS2group ajudou a estabelecer uma organização sem fins lucrativos, completa com um conselho de diretores, para obter supervisão e fornecer informações para o planejamento do evento. Isso também ajudou a garantir que a reunião de verão fosse bem equilibrada e incorporasse muitas organizações e exibisse uma ampla variedade de recursos que temos em Iowa.

Uma vez que a organização sem fins lucrativos foi formada, o LS2group's marketing O departamento trabalhou com a National Governors Association para criar um logotipo, marca e slogan exclusivos para a reunião de verão de Iowa. O slogan “Exclusivamente Iowa” foi criado para mostrar as muitas empresas, indústrias e tradições exclusivas que temos em Iowa que podem não ser óbvias para aqueles que não chamam o estado de seu lar. 

Como planejávamos reunir muitas pessoas de alto nível nessas reuniões e eventos sociais, a segurança era uma das principais prioridades. O LS2group trabalhou em estreita colaboração com a Patrulha Estadual de Iowa, o Departamento de Polícia de Des Moines e o Corpo de Bombeiros de Des Moines para garantir a segurança de todos os nossos convidados durante a Reunião de Verão da NGA de 2016. A coordenação cuidadosa e os planos de contingência em cada local de evento social, o Iowa Events Center e os hotéis designados foram essenciais. Os detalhes de segurança incluíram a presença de policiais uniformizados e não uniformizados, varreduras de locais, fechamento de estradas, transporte para funcionários eleitos e monitoramento de inteligência. O dedicado pessoal de segurança trabalhando com a equipe de planejamento ofereceu uma perspectiva fundamental e foi crucial para o processo de planejamento e execução geral de eventos de sucesso para todos.

Com mais de mil convidados e vários locais de eventos para a reunião de verão de quatro dias, o transporte foi um componente essencial para manter a agenda de cada dia funcionando perfeitamente. O LS2group coordenou estreitamente com um fornecedor de transporte nacional para contratar transporte de e para hotéis, o Iowa Events Center, locais de eventos sociais e várias outras paradas necessárias para os governadores. Também coordenamos com a General Motors, que generosamente doou uma frota de mais de 50 veículos para uso como governador e transporte da primeira família durante a reunião de verão. Locais de coleta e entrega, rotas de ônibus, horários de transporte e muito mais foram vitais para manter os hóspedes pontuais todos os dias. 

Com hóspedes viajando para Iowa de todo o país e, em alguns casos, de todo o mundo, oferecer excelente hospitalidade foi uma das principais prioridades do 2016 NGA Summer Meeting Committee. O LS2group trabalhou em estreita colaboração com vários hotéis locais, juntamente com o Centro de Eventos de Iowa, para garantir que os participantes da reunião da NGA fossem bem cuidados durante sua estadia. Os detalhes da hospitalidade incluíam a coordenação e a contratação de balcões de hospitalidade nos hotéis e espaços de reunião como um “balcão único” para os hóspedes perguntarem sobre detalhes que vão desde transporte, eventos sociais e restaurantes e atrações locais. Nossa equipe também garantiu que uma sinalização bem posicionada e reconhecível fosse utilizada em cada um dos locais para garantir facilidade de navegação para os participantes.

Além da hospitalidade, os voluntários foram um componente fundamental para o sucesso e a eficiência do Encontro de Verão 2016 NGA. O LS2group criou uma estratégia de voluntariado para orientar o recrutamento e o treinamento. Nossa equipe recrutou mais de 100 voluntários, coordenou turnos de voluntários, comunicou-se com os voluntários, planejou e conduziu um treinamento com participação especial do Governador e da Sra. Branstad, e gerenciou voluntários no local durante as reuniões

Eventos sociais

Depois de meses de planejamento de eventos, nossa equipe ficou entusiasmada em compartilhar cada detalhe dos eventos sociais com os governadores que viajaram para Iowa. No planejamento dos eventos, nossas equipes administraram os convites, RSVPs e credenciamentos a fim de criar uma contagem rígida de participantes para planejar o serviço de bufê, estacionamento e outros detalhes relacionados aos eventos. Além disso, cada evento tinha uma variedade de itens de marca, sinalização para levar os governadores onde eles precisavam estar e toques exclusivos desenvolvidos pelas equipes de marketing e NGA.

A noite de abertura foi no belo edifício do Capitólio do Estado de Iowa - “Under the Golden Dome”. Governadores e seus cônjuges, patrocinadores de Iowa, NGA Corporate Fellows e outros se uniram no coração de East Village de Des Moines para uma noite de comida deliciosa e entretenimento de artistas locais - incluindo a harpista Laura Erickson, Tim Stop e uma apresentação especial de quarteto do Sinfonia de Des Moines. A noite foi encerrada com uma bela queima de fogos de artifício e uma apresentação especial do Isiserettes Drill and Drum Corp.

Na segunda noite, recebemos convidados em duas recepções - incluindo uma na residência do governador, Terrace Hill. Esta recepção contou com “A Taste of Des Moines”, com chefs de alguns dos melhores restaurantes de Des Moines se reunindo para apresentar aos governadores e outros participantes uma deliciosa culinária. O chef Enosh Kelley, do Bistro Montage, fez a curadoria do menu da noite. A residência e os terrenos estavam abertos para os hóspedes passearem durante a noite, e havia entretenimento tanto em ambientes internos quanto externos com The Two Davids e The Fiddle Chics.

Os convidados também desfrutaram de uma noite no Salão dos Laureados do Prêmio Mundial de Alimentos. Localizado no rio Des Moines e acompanhado por belos jardins, o prédio do World Food Prize serve como um local histórico, educacional e inspirador para visitantes locais e internacionais e homenageia os nativos de Iowan e o Prêmio Nobel da Paz, Dr. Norman Borlaug. A noite contou com uma experiência de pintura ao vivo do artista William Butler, uma performance extraordinária da Des Moines Metro Opera e melodias itinerantes dos deslumbrantes 2wins brasileiros.

Na noite final da reunião, os convidados se reuniram no Iowa State Fairgrounds para um "mini" Feira Estadual de Iowa que contou com muitas indulgências doces, atividades justas, exibições de equipamentos agrícolas e agrícolas e uma apresentação especial de Three Dog Night, conhecida por sucessos como "Joy to the World", "Mama Told Me (Not to Come)" e " Um (é o número mais solitário). ” Os grupos de commodities de Iowa e outras entidades agrícolas foram apresentados em todo o terreno com exposições interativas e comidas deliciosas. O evento incluiu passeios de Sky Glider e vários balões de ar quente - uma prévia do National Balloon Classic realizada em Iowa a cada verão. Uma vaca de manteiga em miniatura também foi encomendada para o evento para torná-lo uma experiência verdadeiramente autêntica da Feira do Estado de Iowa!

Eventos para cônjuges e familiares

Muitos governadores trouxeram suas famílias inteiras para aproveitar o fim de semana prolongado em Des Moines. Além das reuniões diárias de negócios e eventos sociais noturnos que o LS2group auxiliou no planejamento, também éramos responsáveis por agendar eventos únicos e divertidos para os cônjuges e familiares dos governadores. Nosso objetivo na programação, que fizemos em colaboração com a primeira-dama Chris Branstad e a equipe de Terrace Hill, era apresentar as joias únicas e surpreendentes que Des Moines tem a oferecer.

Os cônjuges e convidados dos governadores foram tratados com um incrível tour pelos bastidores de Meredith Corporation, onde aprenderam sobre o Showcase Kitchen, o Meredith Test Gardens, a história da Meredith Corporation e todas as marcas sob o guarda-chuva da Meredith. Especialistas em decoração, jardinagem, produção de revistas e culinária falaram com os cônjuges sobre seus empregos e como esses especialistas em Des Moines ajudam a moldar as tendências em todo o país.

O grupo também aproveitou uma tarde no lindo Jardim botânico de Greater Des Moines para uma discussão sobre as maneiras como os primeiros cônjuges podem sustentar os filhos e famílias em seus estados. Dr. George Belitsos e Andrew Allen, ex e atuais CEOs da Serviços de abrigo e juventude (YSS), compartilharam suas histórias pessoais e falaram sobre o importante trabalho que o YSS faz pelos jovens de Iowa. A discussão culminou com a visita de vários cônjuges dos governadores às instalações de última geração do YSS no centro de Des Moines, que é um modelo nacional de melhores práticas.

Os hóspedes também foram incentivados a aproveitar a cidade por conta própria, com conselhos e orientação de quem chama Des Moines de lar. Emparelhamos a família de cada governador com um embaixador de Des Moines, que é um residente local que conhece a cidade e pode oferecer conselhos, recomendações e responder a quaisquer perguntas. Em parceria com o Des Moines Convention and Visitors Bureau, pudemos oferecer aos hóspedes ofertas e descontos em experiências em toda a cidade por meio do Des Moines Fun Pass. Por meio dessa experiência, também fomos capazes de criar um passe especial de compras no East Village, que incluía descontos de Pimenta da Jamaica, Coleção Permanente, Dornink, e J Brownlee, que são nossos vizinhos no East Village.

Nossa equipe também forneceu coordenação e assistência a vários grupos e organizações com recepções realizadas em torno de eventos sociais regularmente programados, atividades do programa de cônjuges e oportunidades de concierge identificadas. Durante as reuniões de negócios realizadas no Centro de Eventos de Iowa, o LS2group trabalhou com várias organizações para hospedar exibições durante o programa de negócios em um esforço para destacar a história e inovação de Iowa. As exibições apresentavam as universidades de Iowa, a Jefferson Highway, a Home Base Iowa, o Cultivation Corridor de Iowa e os programas STEM.

O Encontro de Verão NGA 2016 não teria sido possível sem as generosas contribuições de nossos patrocinadores. Não só temos a sorte de viver em um estado com empresas e proprietários de negócios tão bem-sucedidos, como também agradecemos sua generosidade e paciência enquanto planejávamos e nos preparávamos para esses eventos de grande escala.

Coordenação de mídia

Além de destacar Iowa na frente dos participantes da reunião da NGA, trabalhamos com o departamento de comunicações da NGA, bem como com a equipe de comunicações do governador Terry Branstad, para divulgar as reuniões e eventos para a mídia local e nacional.

Como parte da reformulação geral da NGA, trabalhamos para remodelar o evento de imprensa anual, que dá início à reunião de verão todos os anos, de uma conferência de imprensa tradicional a um painel moderado de grande sucesso. Nossa equipe foi coordenada por David Yepsen, diretor do Paul Simon Public Policy Institute da Southern Illinois University Carbondale, para moderar uma discussão entre o governador Branstad, o presidente da NGA, Gary Herbert, e o copresidente da NGA, o governador Terry McAuliffe.

A discussão apresentou a iniciativa do governador Herbert, States: Finding Solutions, Improving Lives, cobriu tópicos da pauta para as sessões de negócios do fim de semana e permitiu que a mídia local e nacional presente fizesse perguntas aos governadores.

Nossa equipe também coordenou com a NGA e o gabinete do governador para fornecer à mídia uma visão interna nos eventos sociais e sessões de negócios todos os dias com "pacotes de mídia", incluindo vídeo b-roll das reuniões e eventos do dia anterior, junto com fotos de Christopher Maharry, todos destacando os encontros exclusivos de cada noite no Iowa State Capitol Building, no World Food Prize Hall of Laureates, em Terrace Hill e no Iowa State Fairgrounds.

Serviço comunitário

No fim de semana, para retribuir à comunidade de Iowa, os governadores, funcionários e voluntários trabalharam com o The Outreach Program para empacotar 50.000 refeições para o Banco Alimentar de Iowa. Um evento para a imprensa foi realizado no último dia destacando os esforços para ajudar as famílias que lutam contra a insegurança alimentar.

Meses de planejamento de eventos e parcerias com muitas pessoas ao redor do metrô e do estado de Iowa levaram ao sucesso do 2016 NGA Summer Meeting em Des Moines. Nossa equipe adoraria ajudá-lo em seu próximo evento - grande ou pequeno.

Clique aqui para saber como nossa equipe pode ajudá-lo com suas necessidades de planejamento de eventos.

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