Événements virtuels

Écrit par ls2group

Alors que de plus en plus de gens raccrochent leurs robes, rangent leurs pantoufles et retournent au bureau, une chose reste la même : les réunions et les événements en personne appartiennent au passé. Depuis mars, LS2group a aidé ses clients à organiser avec succès des dizaines de réunions publiques virtuelles et de conférences de presse.

« Bien que la pandémie ait définitivement changé notre façon de faire les choses, elle n'a pas changé la nécessité d'organiser des réunions ou des événements pour que les affaires continuent de fonctionner comme d'habitude », a expliqué la responsable de compte Ashley Miller. « Les événements virtuels sont également un excellent moyen de rester connecté, et il y a eu une augmentation notable de la fréquentation depuis le passage aux plates-formes virtuelles pour les réunions. Les gens étaient devenus complaisants avec les événements en personne, et le passage à un nouveau format a accru l'engagement. »

Bien qu'il puisse sembler simple d'ouvrir Zoom ou une autre plate-forme virtuelle pour organiser votre réunion, il y a beaucoup de planification en coulisse menant à un événement virtuel.

« Nous travaillons avec diligence pour préparer tous les conférenciers et les coordinateurs de ces événements », a ajouté Nick Boeyink, directeur de compte principal. « Grâce à de multiples vérifications et simulations technologiques, nous mettons l'accent sur la préparation à l'inattendu », a-t-il poursuivi. "Ces plates-formes de réunion virtuelles offrent de nombreuses ressources pour organiser un événement en douceur, et notre préparation supplémentaire permet une tranquillité d'esprit le jour de l'événement."

Mis à part la préparation technique, Boeyink a expliqué qu'il est important de se préparer à la façon dont les gens et les journalistes poseront des questions sans que tout le monde essaie de se parler.

"En utilisant un modérateur bien préparé et en utilisant les fonctions de chat pour les périodes de questions et réponses, nous nous assurons que toutes les voix sont entendues tout en évitant le problème bien trop courant des participants qui se parlent", a-t-il déclaré. « Le processus implique un déroulement détaillé du spectacle afin que toutes les personnes impliquées puissent profiter d'une expérience de réunion précieuse et perspicace. »

Miller a accepté, ajoutant qu'avoir une série de spectacles et s'y tenir peut également aider votre événement virtuel à se démarquer.

"Il est extrêmement important lors de l'organisation d'un événement virtuel que vous définissiez des attentes et décrivez clairement l'ordre du jour, en particulier lorsque vous avez un conférencier invité", a-t-elle déclaré. « Définir clairement le temps consacré aux présentations, à la présentation des conférenciers, aux questions-réponses et à d'autres activités, permet à l'événement de se dérouler et garantit que personne ne parle au-dessus des autres. »

Alors que beaucoup espèrent que les réunions et les événements en personne reprendront cet automne, les événements virtuels continuent d'être l'option la plus sûre et peuvent être tout aussi efficaces. Cependant, si un événement virtuel n'est pas une option ou ne suffit pas, il est important de garder à l'esprit que les organisateurs d'événements doivent prévoir suffisamment d'espace et fournir des masques aux participants afin de suivre les directives du CDC.