5 éléments cardinaux d'un événement réussi

Écrit par ls2group

Un événement réussi peut vous fournir un moyen de partager votre vision, de vendre des produits, d'impliquer vos parties prenantes, de faire connaître votre entreprise ou votre mission, et bien plus encore. Bien que nous aimions tous assister à des événements amusants et uniques, créer un événement qui restera avec les participants de manière significative n'est pas toujours une tâche simple.

Afin de planifier et d'exécuter un événement mémorable, il est crucial de vous assurer d'avoir une stratégie bien pensée et développée. Cela aidera à conduire votre événement et à plaire aux participants et à votre client ou employeur. Voici mes cinq éléments cardinaux d'un événement réussi. Ce ne sont là que quelques-unes des leçons que j'ai apprises au cours de mes années de travail sur les campagnes politiques, la planification et l'organisation de collectes de fonds et d'événements sur le terrain de toutes tailles.

• Connaissez votre public.

Chaque événement doit être conçu en pensant à votre public cible. Adapter le type d'événement à votre public garantira en fin de compte que tout le monde s'amuse. Cela encouragera également les participants à venir aux futurs événements que vous ou votre organisation organisez. Les facteurs importants pour ce ciblage incluent le choix du lieu approprié pour votre public, le jour et l'heure appropriés, et le type de rafraîchissements que vous aurez, le cas échéant.

• Envoyez votre invitation tôt.

Il est important que les invitations soient versées dès que possible, en donnant aux participants potentiels le plus de préavis possible. J'ai tendance à envoyer des invitations quatre à six semaines avant l'événement, ce qui donne aux invités suffisamment de temps pour l'inscrire sur leur calendrier et répondre s'ils ne peuvent pas venir. Il est également agréable qu'ils en soient informés le plus tôt possible, et cela vous donne l'occasion d'évaluer le nombre de personnes susceptibles d'y assister. Ceci est essentiel si vous travaillez avec des traiteurs ou si vous essayez d'estimer le nombre de rafraîchissements nécessaires.

• Confirmez avec vos invités.

Si vous avez le temps et les ressources, le suivi auprès de ceux que vous avez invités peut être extrêmement utile à bien des égards. Cela donne à l'événement une connexion plus humaine qu'une simple invitation papier ou électronique, vous donne la possibilité d'informer les invités de toute information importante qui n'était pas incluse dans leur invitation, et cela donne aux invités la possibilité de poser toutes les questions qu'ils ont. à propos de l'événement. De plus, pendant que vous avez des invités au téléphone, vous avez la possibilité d'obtenir un engagement ferme de leur part sur leur présence ou, dans le cas d'une collecte de fonds, sur leur don.

• Finalisez les détails.

Lors des derniers préparatifs de l'événement, vous devriez idéalement avoir une estimation précise du nombre de personnes qui, selon vous, seront présentes à l'événement. Ceci est important car cela vous donne la possibilité de vous assurer que le lieu est aménagé pour le bon nombre de personnes et que vous avez la bonne quantité de rafraîchissements prêts pour l'événement. Une fois le jour de l'événement arrivé, vous devriez idéalement avoir tout prêt pour que vous puissiez (espérons-le) vous détendre et profiter de l'événement.

• Évaluez le succès de votre événement.

Une fois votre événement officiellement terminé, envoyez des notes de remerciement à vos invités. C'est une belle façon de montrer votre appréciation pour leur participation à l'événement et de nouer des relations avec pour de futurs efforts. Cela vous donne également la possibilité de recueillir des commentaires sur l'événement, afin que vous puissiez travailler à l'amélioration pour le prochain. Il est également important de parler avec votre équipe interne des succès de l'événement dans son ensemble et des leçons apprises. Assurez-vous de le faire pendant que l'événement est encore frais dans votre esprit et prenez des notes. De cette façon, vous pouvez vous assurer de tirer parti de vos réussites et des leçons apprises et de les appliquer lors de la planification de votre prochain événement.