Planification d'un événement : la réunion d'été 2016 de la National Governors Association

Écrit par ls2group

LS2group était fier de faire partie du processus de planification d'événements pour le Réunion d'été 2016 de la National Governors Association (NGA). L'événement a été une merveilleuse occasion de montrer aux gouverneurs de tout le pays certains des lieux, des aliments, des industries, de la musique et des paysages qui rendent l'Iowa unique ! LS2group a travaillé en collaboration avec la National Governors Association et le bureau du gouverneur Branstad pour planifier de nombreux aspects de la réunion d'été de quatre jours qui s'est tenue à Des Moines du 14 au 17 juillet. Les événements ont été l'occasion idéale pour nos équipes de se réunir pour utiliser bon nombre de nos compétences afin de créer des événements remarquables et mémorables pour les gouverneurs et leurs familles. Vous voulez savoir ce qui se passe dans la planification d'un événement de cette ampleur? Continuez à lire pour le découvrir!

Planification d'événements

LS2group a commencé le processus de planification d'événements bien avant que l'événement ne se produise réellement. Il y a plus d'un an, LS2group a aidé à établir une organisation à but non lucratif, dotée d'un conseil d'administration, afin d'obtenir une supervision et de contribuer à la planification de l'événement. Cela a également permis de s'assurer que la réunion d'été était bien équilibrée et intégrait de nombreuses organisations et présentait une grande variété de fonctionnalités que nous avons dans l'Iowa.

Une fois l'association constituée, la société LS2group commercialisation département a travaillé avec la National Governors Association pour créer un logo, une marque et un slogan uniques pour la réunion d'été de l'Iowa. Le slogan "Uniquely Iowa" a été créé pour présenter les nombreuses entreprises, industries et traditions uniques que nous avons dans l'Iowa et qui peuvent ne pas être évidentes pour ceux qui n'habitent pas l'État. 

Comme nous avions prévu de réunir de nombreuses personnes de haut niveau lors de ces réunions et événements sociaux, la sécurité était une priorité absolue. LS2group a travaillé en étroite collaboration avec la patrouille d'État de l'Iowa, le service de police de Des Moines et le service d'incendie de Des Moines pour assurer la sécurité de tous nos invités tout au long de la réunion d'été NGA 2016. Une coordination minutieuse et des plans d'urgence sur chaque lieu d'événement social, l'Iowa Events Center et les hôtels désignés étaient essentiels. Les détails de sécurité comprenaient la présence d'officiers en uniforme et non en uniforme, des ratissages de sites, des fermetures de routes, le transport des élus et la surveillance du renseignement. Le personnel de sécurité dévoué travaillant avec l'équipe de planification a offert une perspective fondamentale et a joué un rôle crucial dans le processus de planification et l'exécution globale d'événements réussis pour tous.

Avec plus d'un millier d'invités et plusieurs lieux d'événements pour la réunion d'été de quatre jours, le transport était un élément essentiel au bon déroulement de l'agenda de chaque jour. LS2group s'est étroitement coordonné avec un fournisseur de transport à l'échelle nationale pour contracter des navettes vers et depuis les hôtels, l'Iowa Events Center, les lieux d'événements sociaux et divers autres arrêts nécessaires pour les gouverneurs. Nous avons également coordonné avec General Motors, qui a généreusement fait don d'une flotte de plus de 50 véhicules à utiliser pour le gouverneur et le premier transport familial tout au long de la réunion d'été. Les lieux de prise en charge et de dépose, les itinéraires de bus, les horaires des navettes, etc. étaient essentiels pour que les clients restent à l'heure chaque jour. 

Avec des invités se rendant dans l'Iowa de tout le pays, et dans certains cas, du monde entier, offrir une excellente hospitalité était une priorité clé du comité de la réunion d'été de la NGA 2016. LS2group a travaillé en étroite collaboration avec plusieurs hôtels locaux, ainsi qu'avec l'Iowa Events Center, pour s'assurer que les participants à la réunion NGA étaient bien pris en charge pendant leur séjour. Les détails de l'accueil comprenaient la coordination et la dotation en personnel des bureaux d'accueil dans les hôtels et les espaces de réunion en tant que «guichet unique» permettant aux clients de se renseigner sur des détails allant du transport, des événements sociaux et des restaurants et attractions locaux. Notre équipe a également veillé à ce qu'une signalisation bien positionnée et reconnaissable soit utilisée dans chacun des sites afin de faciliter la navigation pour les participants.

En plus de l'hospitalité, les bénévoles ont été un élément clé du succès et de l'efficacité de la réunion d'été 2016 de la NGA. LS2group a créé une stratégie de bénévolat pour guider le recrutement et la formation. Notre équipe a recruté plus de 100 bénévoles, coordonné les équipes de bénévoles, communiqué avec les bénévoles, planifié et dirigé une formation avec la participation spéciale du gouverneur et de Mme Branstad, et géré les bénévoles sur place tout au long des réunions.

Événements sociaux

Après des mois de planification d'événements, notre équipe était ravie de partager chaque détail des événements sociaux avec les gouverneurs qui s'étaient rendus dans l'Iowa. Lors de la planification des événements, nos équipes ont géré les invitations, les RSVP et les accréditations afin de créer un décompte précis des participants pour planifier la restauration, le stationnement et d'autres détails liés aux événements. De plus, chaque événement comportait une variété d'articles de marque, une signalisation pour amener les gouverneurs là où ils devaient être et des touches uniques développées par les équipes marketing et NGA.

La soirée d'ouverture a eu lieu dans le magnifique Iowa State Capitol Building – « Under the Golden Dome ». Les gouverneurs et leurs conjoints, les sponsors de l'Iowa, les NGA Corporate Fellows et d'autres se sont réunis au cœur de Village de l'Est de Des Moines pour une soirée de plats délicieux et de divertissement par des artistes locaux - dont la harpiste Laura Erickson, Tim Stop, et une performance spéciale de quatuor par le Symphonie Des Moines. La soirée s'est terminée par un magnifique feu d'artifice et une représentation par le Isiserettes Drill and Drum Corp.

Le deuxième soir, nous avons reçu des invités lors de deux réceptions – dont une à la résidence du Gouverneur, Colline de la terrasse. Cette réception mettait en vedette « A Taste of Des Moines », avec des chefs de certains des meilleurs restaurants de Des Moines se réunissant pour présenter aux gouverneurs et aux autres participants une délicieuse cuisine. Le chef Enosh Kelley du Bistro Montage a organisé le menu de la soirée. La résidence et les terrains étaient ouverts aux invités pour se promener pendant la soirée, et des divertissements ont été présentés à l'intérieur et à l'extérieur de The Two Davids et The Fiddle Chics.

Les invités ont également profité d'une soirée au Salle des lauréats du Prix mondial de l'alimentation. Situé sur la rivière Des Moines et accompagné de magnifiques jardins, le bâtiment du Prix mondial de l'alimentation sert de lieu historique, éducatif et inspirant pour les visiteurs locaux et internationaux, et honore le Dr Norman Borlaug, natif de l'Iowan et lauréat du prix Nobel de la paix. La soirée a présenté une expérience de peinture en direct de l'artiste William Butler, une performance extraordinaire de l'opéra de métro Des Moines et des mélodies errantes de l'éblouissant Brésilien 2wins.

Le dernier soir de la réunion, les invités se sont réunis à l'Iowa State Fairgrounds pour un « mini » Foire de l'État de l'Iowa qui comportait de nombreuses indulgences sucrées, des activités de foire, des expositions d'agriculture et de matériel agricole et une performance spéciale de Three Dog Night, connue pour ses tubes tels que "Joy to the World", "Mama Told Me (Not to Come)" et " Un (est le nombre le plus solitaire). " Les groupes de produits de base de l'Iowa et d'autres entités agricoles ont été présentés sur tout le terrain avec des expositions interactives et des plats délicieux. L'événement comprenait des manèges Sky Glider et plusieurs montgolfières - un aperçu de la Classique nationale de ballons tenue dans l'Iowa chaque été. Une vache à beurre miniature a également été commandée pour l'événement afin d'en faire une expérience vraiment authentique à la foire de l'État de l'Iowa !

Événements conjoints et familiaux

De nombreux gouverneurs ont amené toute leur famille pour profiter du long week-end à Des Moines. En plus des réunions d'affaires quotidiennes et des événements sociaux en soirée que LS2group a aidé à planifier, nous étions également responsables de la planification d'événements uniques et amusants pour les conjoints et les familles des gouverneurs. Notre objectif de programmation, que nous avons réalisé en collaboration avec la Première Dame Chris Branstad et le personnel de Terrace Hill, était de présenter les joyaux uniques et surprenants que Des Moines a à offrir.

Les épouses et les invités des gouverneurs ont eu droit à une incroyable visite des coulisses de Société Meredith, où ils ont découvert la Showcase Kitchen, les Meredith Test Gardens, l'histoire de Meredith Corporation et toutes les marques sous l'égide de Meredith. Des spécialistes de la décoration intérieure, du jardinage, de la production de magazines et de la cuisine ont parlé aux conjoints de leur travail et de la façon dont ces experts de Des Moines contribuent à façonner les tendances à travers le pays.

Le groupe a également profité d'un après-midi dans le magnifique Jardins botaniques du Grand Des Moines pour une discussion sur les façons dont les premiers conjoints peuvent soutenir les enfants et les familles dans leurs États. Dr George Belitsos et Andrew Allen, les anciens et actuels PDG de Services aux jeunes et aux refuges (YSS), ont partagé leurs histoires personnelles et parlé du travail important que YSS fait pour les jeunes de l'Iowa. La discussion a culminé avec la visite de plusieurs épouses de gouverneurs à l'installation ultramoderne de YSS au centre-ville de Des Moines, qui est un modèle national de meilleures pratiques.

Les invités ont également été encouragés à profiter de la ville par eux-mêmes, avec les conseils et les conseils de ceux qui ont élu domicile à Des Moines. Nous avons jumelé la famille de chaque gouverneur avec un ambassadeur Des Moines, qui est un résident local qui connaît bien la ville et qui pourrait offrir des conseils, des recommandations et répondre à toutes les questions. En s'associant à la Office du tourisme et des congrès de Des Moines, nous avons pu offrir aux clients des offres et des réductions sur des expériences dans toute la ville via le Des Moines Fun Pass. Grâce à cette expérience, nous avons également pu créer un pass shopping spécial East Village, qui comprenait des réductions de Piment de la Jamaïque, Collection permanente, Dornink, et J Brownlee, qui sont nos voisins dans l'East Village.

Notre équipe a également assuré la coordination et l'assistance à divers groupes et organisations avec des réceptions organisées autour des événements sociaux régulièrement programmés, des activités du programme des conjoints et des opportunités de conciergerie identifiées. Au cours des réunions d'affaires tenues au Iowa Events Center, LS2group a travaillé avec diverses organisations pour organiser des expositions pendant le programme d'affaires dans le but de mettre en évidence l'histoire et l'innovation de l'Iowa. Les expositions présentaient les universités de l'Iowa, la Jefferson Highway, Home Base Iowa, le couloir de culture de l'Iowa et les programmes STEM.

La réunion d'été de la NGA 2016 n'aurait pas été possible sans les généreuses contributions de nos sponsors. Non seulement nous avons la chance de vivre dans un État avec des entreprises et des propriétaires d'entreprises aussi prospères, mais nous sommes reconnaissants de leur générosité et de leur patience pendant que nous planifiions et préparions des événements à grande échelle.

Coordination des médias

En plus de mettre l'Iowa en évidence devant les participants aux réunions de la NGA, nous avons travaillé avec le service des communications de la NGA ainsi qu'avec l'équipe de communication du gouverneur Terry Branstad pour présenter les réunions et les événements aux médias locaux et nationaux.

Dans le cadre de la nouvelle image de marque de NGA, nous avons travaillé à remodeler l'événement de presse annuel, qui donne le coup d'envoi de la réunion d'été chaque année, d'une conférence de presse traditionnelle à un panel modéré très réussi. Notre équipe a coordonné pour David Yepsen, directeur du Paul Simon Public Policy Institute de la Southern Illinois University Carbondale, la modération d'une discussion entre le gouverneur Branstad, le gouverneur de la NGA, Gary Herbert, et le coprésident de la NGA, Terry McAuliffe.

La discussion a présenté l'initiative du gouverneur Herbert, États : trouver des solutions, améliorer la vie, a couvert des sujets à l'ordre du jour des séances d'affaires du week-end et a permis aux médias locaux et nationaux présents de poser des questions aux gouverneurs.

Notre équipe s'est également coordonnée avec la NGA et le bureau du gouverneur pour fournir aux médias un aperçu de l'intérieur aux événements sociaux et aux séances d'affaires chaque jour avec des « dossiers médias », y compris une vidéo b-roll des réunions et événements de la veille, ainsi que des photographies de Christophe Maharry, mettant tous en lumière les rassemblements uniques de chaque soirée au Iowa State Capitol Building, au World Food Prize Hall of Laureates, à Terrace Hill et à l'Iowa State Fairgrounds.

Service publique

Au cours du week-end, afin de redonner à la communauté de l'Iowa, les gouverneurs, le personnel et les bénévoles ont travaillé avec The Outreach Program pour emballer 50 000 repas pour la Food Bank of Iowa. Une conférence de presse a eu lieu le dernier jour pour souligner les efforts déployés pour aider les familles à lutter contre l'insécurité alimentaire.

Des mois de planification d'événements et de partenariats avec de nombreuses personnes autour du métro et de l'état de l'Iowa ont conduit à une réunion d'été NGA 2016 réussie à Des Moines. Notre équipe serait ravie de vous aider avec votre prochain événement, petit ou grand.

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