Planificación de un evento: reunión de verano de la Asociación Nacional de Gobernadores de 2016

Escrito por ls2group

LS2group se enorgulleció de ser parte del proceso de planificación de eventos para el Reunión de verano de la Asociación Nacional de Gobernadores (NGA) de 2016. El evento fue una oportunidad maravillosa para mostrar a los gobernadores de todo el país algunos de los lugares, comidas, industrias, música y paisajes que hacen que Iowa sea único. LS2group trabajó en conjunto con la Asociación Nacional de Gobernadores y la oficina del Gobernador Branstad para planificar muchos aspectos de la reunión de verano de cuatro días que se llevó a cabo en Des Moines del 14 al 17 de julio. Los eventos fueron la oportunidad perfecta para que nuestros equipos se unieran para usar muchas de nuestras habilidades para crear eventos notables y memorables para los gobernadores y sus familias. ¿Quiere saber qué implica la planificación de eventos para un evento de esta magnitud? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!

Evento planeado

LS2group comenzó el proceso de planificación de eventos mucho antes de que ocurriera realmente. Hace más de un año, LS2group ayudó a establecer una organización sin fines de lucro, completa con una junta directiva, para obtener supervisión y brindar información sobre la planificación del evento. Esto también ayudó a garantizar que la reunión de verano fuera completa e incorporó muchas organizaciones y mostró una amplia variedad de características que tenemos en Iowa.

Una vez que se formó la organización sin fines de lucro, LS2group márketing El departamento trabajó con la Asociación Nacional de Gobernadores para crear un logotipo, una marca y un lema únicos para la reunión de verano de Iowa. El lema "Uniquely Iowa" se creó para mostrar las muchas empresas, industrias y tradiciones únicas que tenemos en Iowa y que pueden no ser obvias para quienes no consideran el hogar del estado. 

Como planeamos reunir a muchas personas de alto perfil en estas reuniones y eventos sociales, la seguridad era una prioridad absoluta. LS2group trabajó en estrecha colaboración con la Patrulla Estatal de Iowa, el Departamento de Policía de Des Moines y el Departamento de Bomberos de Des Moines para garantizar la seguridad de todos nuestros invitados durante la Reunión de Verano de la NGA 2016. La coordinación cuidadosa y los planes de contingencia en cada lugar de eventos sociales, el Centro de Eventos de Iowa y los hoteles designados fueron clave. Los detalles de seguridad incluyeron la presencia de oficiales uniformados y no uniformados, redadas de lugares, cierres de carreteras, transporte para funcionarios electos y monitoreo de inteligencia. El personal de seguridad dedicado que trabaja con el equipo de planificación ofreció una perspectiva fundamental y fue crucial para el proceso de planificación y la ejecución general de eventos exitosos para todos.

Con más de mil invitados y múltiples ubicaciones de eventos para la reunión de verano de cuatro días, el transporte fue un componente esencial para mantener la agenda de cada día funcionando sin problemas. LS2group se coordinó estrechamente con un proveedor de transporte a nivel nacional para contratar servicios de transporte desde y hacia los hoteles, el Centro de eventos de Iowa, los lugares de eventos sociales y varias otras paradas necesarias para los gobernadores. También coordinamos con General Motors, que donó generosamente una flota de más de 50 vehículos para utilizar como transporte del gobernador y la primera familia durante la reunión de verano. Los lugares de recogida y devolución, las rutas de autobuses, los horarios de los traslados y más eran vitales para mantener a los huéspedes a tiempo todos los días. 

Con invitados que viajan a Iowa de todo el país y, en algunos casos, de todo el mundo, ofrecer una excelente hospitalidad fue una prioridad clave del Comité de la Reunión de Verano de la NGA 2016. LS2group trabajó en estrecha colaboración con varios hoteles locales, junto con el Iowa Events Center, para garantizar que los asistentes a la reunión de la NGA estuvieran bien atendidos durante su estadía. Los detalles de la hospitalidad incluyeron la coordinación y la dotación de personal en los mostradores de hospitalidad en los hoteles y espacios de reunión como una "ventanilla única" para que los huéspedes preguntaran sobre detalles que van desde el transporte, eventos sociales y restaurantes y atracciones locales. Nuestro equipo también se aseguró de que se utilizara una señalización reconocible y bien posicionada en cada uno de los lugares para garantizar la facilidad de navegación para los asistentes.

Además de la hospitalidad, los voluntarios fueron un componente clave del éxito y la eficiencia de la Reunión de Verano de la NGA 2016. LS2group creó una estrategia de voluntariado para orientar el reclutamiento y la capacitación. Nuestro equipo reclutó a más de 100 voluntarios, coordinó turnos de voluntarios, se comunicó con los voluntarios, planificó y dirigió una capacitación con la asistencia especial del gobernador y la Sra. Branstad, y dirigió a los voluntarios en el lugar durante las reuniones.

Eventos sociales

Después de meses de planificación de eventos, nuestro equipo estaba emocionado de compartir cada detalle de los eventos sociales con los gobernadores que habían viajado a Iowa. Al planificar los eventos, nuestros equipos administraron las invitaciones, las confirmaciones de asistencia y la acreditación para crear un recuento completo de asistentes para planificar el servicio de catering, el estacionamiento y otros detalles relacionados con los eventos. Además, cada evento tenía una variedad de artículos de marca, letreros para llevar a los gobernadores a donde debían estar y toques únicos desarrollados por los equipos de marketing y NGA.

La noche de apertura se llevó a cabo en el hermoso edificio del Capitolio del Estado de Iowa, "Under the Golden Dome". Gobernadores y sus cónyuges, patrocinadores de Iowa, becarios corporativos de NGA y otros se unieron en el corazón de East Village de Des Moines para una noche de deliciosa comida y entretenimiento a cargo de artistas locales, incluida la arpista Laura Erickson, Tim Stop y una actuación especial de cuarteto del Sinfonía de Des Moines. La noche concluyó con una hermosa exhibición de fuegos artificiales y una actuación de la Isiserettes Drill and Drum Corp.

En la segunda noche, recibimos invitados en dos recepciones, incluida una en la residencia del gobernador, Terrace Hill. Esta recepción contó con "A Taste of Des Moines", con chefs de algunos de los mejores restaurantes de Des Moines que se unieron para presentar a los gobernadores y otros asistentes una deliciosa cocina. El chef Enosh Kelley de Bistro Montage seleccionó el menú de la noche. La residencia y los terrenos estaban abiertos para que los huéspedes pasearan durante la noche, y el entretenimiento se ofreció tanto en el interior como en el exterior de The Two Davids y The Fiddle Chics.

Los huéspedes también disfrutaron de una velada en el Salón de los galardonados del Premio Mundial de la Alimentación. Ubicado en el río Des Moines y acompañado de hermosos jardines, el edificio del World Food Prize sirve como un lugar histórico, educativo e inspirador para visitantes locales e internacionales por igual, y honra al nativo de Iowan y al premio Nobel de la Paz Dr. Norman Borlaug. La noche contó con una experiencia de pintura en vivo del artista William Butler, una actuación extraordinaria de la Ópera Metro de Des Moines y melodías itinerantes de los deslumbrantes 2wins brasileños.

En la última noche de la reunión, los invitados se reunieron en el recinto ferial del estado de Iowa para una "mini" Feria Estatal de Iowa que contó con un montón de dulces indulgencias, actividades justas, exhibiciones de equipos agrícolas y agrícolas, y una actuación especial de Three Dog Night, conocida por éxitos como "Joy to the World", "Mama Told Me (Not to Come)" y " Uno es el número más solitario)." Los grupos de productos básicos de Iowa y otras entidades agrícolas se presentaron en todo el recinto con exhibiciones interactivas y comidas deliciosas. El evento incluyó paseos en Sky Glider y varios globos aerostáticos, una vista previa de la Clásico Nacional de Globos celebrada en Iowa cada verano. ¡También se encargó una vaca de mantequilla en miniatura para el evento para que fuera una experiencia verdaderamente auténtica de la Feria Estatal de Iowa!

Eventos para cónyuges y familiares

Muchos gobernadores trajeron a toda su familia para disfrutar del fin de semana largo en Des Moines. Además de las reuniones de negocios diarias y los eventos sociales nocturnos que LS2group ayudó en la planificación, también fuimos responsables de programar eventos únicos y divertidos para los cónyuges y las familias de los gobernadores. Nuestro objetivo en la programación, que hicimos en colaboración con la Primera Dama Chris Branstad y el personal de Terrace Hill, fue presentar las gemas únicas y sorprendentes que Des Moines tiene para ofrecer.

Los cónyuges e invitados de los gobernadores disfrutaron de un increíble recorrido detrás de escena de Meredith Corporation, donde aprendieron sobre Showcase Kitchen, Meredith Test Gardens, la historia de Meredith Corporation y todas las marcas bajo el paraguas de Meredith. Los especialistas en decoración del hogar, jardinería, producción de revistas y cocina hablaron con los cónyuges sobre sus trabajos y cómo estos expertos en Des Moines ayudan a dar forma a las tendencias en todo el país.

El grupo también disfrutó de una tarde en la hermosa Jardines botánicos del Gran Des Moines para una discusión sobre las formas en que los primeros cónyuges pueden mantener a los niños y las familias en sus estados. Dr. George Belitsos y Andrew Allen, ex y actuales directores ejecutivos de Servicios para jóvenes y refugios (YSS), compartieron sus historias personales y hablaron sobre el importante trabajo que YSS hace por los jóvenes de Iowa. La discusión culminó con la visita de varios de los cónyuges de los gobernadores a las modernas instalaciones de YSS en el centro de Des Moines, que es un modelo nacional de mejores prácticas.

También se animó a los huéspedes a disfrutar de la ciudad por su cuenta, con el asesoramiento y la orientación de quienes llaman hogar a Des Moines. Emparejamos a la familia de cada gobernador con un embajador de Des Moines, que es un residente local que conoce la ciudad y podría ofrecer consejos, recomendaciones y responder cualquier pregunta. Al asociarse con el Oficina de visitantes y convenciones de Des Moines, pudimos ofrecer a los huéspedes ofertas y descuentos en experiencias en toda la ciudad a través del Des Moines Fun Pass. A través de esta experiencia, también pudimos crear un pase de compras especial de East Village, que incluía descuentos de Pimienta de Jamaica, Colección permanente, Dornink, y J Brownlee, que son nuestros vecinos del East Village.

Nuestro equipo también brindó coordinación y asistencia a varios grupos y organizaciones con recepciones realizadas en torno a los eventos sociales programados regularmente, las actividades del programa del cónyuge y las oportunidades identificadas de conserjería. Durante las reuniones de negocios realizadas en el Centro de Eventos de Iowa, LS2group trabajó con varias organizaciones para albergar exhibiciones durante el programa de negocios en un esfuerzo por resaltar la historia y la innovación de Iowa. Las exhibiciones mostraban las universidades de Iowa, Jefferson Highway, Home Base Iowa, Cultivation Corridor de Iowa y los programas STEM.

La reunión de verano de la NGA de 2016 no hubiera sido posible sin las generosas contribuciones de nuestros patrocinadores. No solo tenemos la suerte de vivir en un estado con empresas y propietarios de negocios tan exitosos, sino que también nos sentimos agradecidos por su generosidad y paciencia mientras estábamos planificando eventos y preparándonos para estos eventos a gran escala.

Coordinación de medios

Además de destacar a Iowa frente a los asistentes a las reuniones de la NGA, trabajamos con el departamento de comunicaciones de la NGA y con el equipo de comunicaciones del gobernador Terry Branstad para mostrar las reuniones y eventos a los medios de comunicación locales y nacionales.

Como parte del cambio de marca general de NGA, trabajamos para remodelar el evento de prensa anual, que inicia la reunión de verano todos los años, desde una conferencia de prensa tradicional hasta un panel moderado de gran éxito. Nuestro equipo coordinó con David Yepsen, director del Instituto de Políticas Públicas Paul Simon en la Southern Illinois University Carbondale, para moderar una discusión entre el gobernador Branstad, el gobernador presidente de la NGA, Gary Herbert, y el copresidente, el gobernador Terry McAuliffe, de la NGA.

La discusión mostró la iniciativa del gobernador Herbert, Estados: Encontrar soluciones, mejorar vidas, cubrió temas en el expediente para las sesiones de negocios del fin de semana y permitió que los medios de comunicación locales y nacionales presentes hicieran preguntas a los gobernadores.

Nuestro equipo también coordinó con NGA y la oficina del gobernador para proporcionar a los medios una mirada al interior en los eventos sociales y sesiones de negocios todos los días con "paquetes de medios", que incluyen videos de las reuniones y eventos del día anterior, junto con fotografías de Christopher Maharry, todos destacando las reuniones únicas de cada noche en el Edificio del Capitolio del Estado de Iowa, el Salón de los Laureados del Premio Mundial de Alimentos, Terrace Hill y el Recinto Ferial del Estado de Iowa.

Servicio comunitario

Durante el fin de semana, para retribuir a la comunidad de Iowa, los gobernadores, el personal y los voluntarios trabajaron con The Outreach Program para empaquetar 50,000 comidas para el Food Bank of Iowa. El último día se llevó a cabo un evento de prensa en el que se destacaron los esfuerzos para ayudar a las familias que luchan contra la inseguridad alimentaria.

Meses de planificación de eventos y asociaciones con muchas personas en el metro y el estado de Iowa llevaron a una exitosa reunión de verano de la NGA 2016 en Des Moines. A nuestro equipo le encantaría ayudarlo con su próximo evento, ya sea grande o pequeño.

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