Virtuelle Veranstaltungen

22. Juli

Geschrieben von ls2group

Da immer mehr Menschen ihre Roben aufhängen, ihre Hausschuhe wegräumen und ins Büro zurückkehren, bleibt eines gleich: persönliche Meetings und Events gehören der Vergangenheit an. Seit März hat LS2group seinen Kunden geholfen, Dutzende von virtuellen öffentlichen Meetings und Pressekonferenzen erfolgreich abzuhalten.

„Die Pandemie hat zwar definitiv unsere Arbeitsweise verändert, aber nicht die Notwendigkeit, Meetings oder Veranstaltungen abzuhalten, um den Geschäftsbetrieb wie gewohnt aufrechtzuerhalten“, erklärte Account Manager Ashley Miller. „Virtuelle Veranstaltungen sind auch eine großartige Möglichkeit, in Verbindung zu bleiben, und seit dem Wechsel zu virtuellen Plattformen für Meetings ist die Teilnehmerzahl spürbar gestiegen. Die Leute waren bei persönlichen Veranstaltungen selbstgefällig geworden, und der Wechsel zu einem neuen Format hat das Engagement erhöht.“

Obwohl es einfach erscheinen mag, Zoom oder eine andere virtuelle Plattform zu öffnen, um Ihr Meeting abzuhalten, gibt es viele Planungen hinter den Kulissen, die zu einer virtuellen Veranstaltung führen.

„Wir arbeiten fleißig daran, alle Referenten und Koordinatoren dieser Veranstaltungen vorzubereiten“, fügte Senior Account Manager Nick Boeyink hinzu. „Durch mehrere Technologie-Checks und Simulationen legen wir einen Schwerpunkt darauf, uns auf das Unerwartete vorzubereiten“, fuhr er fort. „Diese virtuellen Meeting-Plattformen bieten viele Ressourcen für eine reibungslose Veranstaltung, und unsere zusätzliche Vorbereitung sorgt dafür, dass der Tag der Veranstaltung unbesorgt ist.“

Abgesehen von der technischen Vorbereitung erklärte Boeyink, dass es wichtig sei, sich darauf vorzubereiten, wie Menschen und Reporter Fragen stellen, ohne dass alle Teilnehmer versuchen, übereinander zu sprechen.

„Indem wir einen gut vorbereiteten Moderator einsetzen und die Chat-Funktionen für Frage- und Antwortzeiten nutzen, stellen wir sicher, dass alle Stimmen gehört werden und vermeiden gleichzeitig das allzu häufige Problem, dass die Teilnehmer übereinander sprechen“, sagte er. „Der Prozess beinhaltet einen detaillierten Ablauf der Show, damit alle Beteiligten ein wertvolles und aufschlussreiches Meeting-Erlebnis genießen können.“

Miller stimmte zu und fügte hinzu, dass es auch dazu beitragen kann, dass sich Ihre virtuelle Veranstaltung abhebt, wenn Sie eine Show haben und sich daran halten.

„Bei der Organisation einer virtuellen Veranstaltung ist es äußerst wichtig, dass Sie Erwartungen setzen und die Agenda klar umreißen, insbesondere wenn Sie einen Gastredner haben“, sagte sie. „Die klare Definition der Zeit für Einführungen, Referentenpräsentationen, Fragen und Antworten und andere Geschäfte hält die Veranstaltung in Bewegung und stellt sicher, dass niemand über andere spricht.“

Während viele hoffnungsvolle persönliche Treffen und Veranstaltungen diesen Herbst wieder starten, sind virtuelle Veranstaltungen weiterhin die sicherere Option und können genauso effektiv sein. Wenn eine virtuelle Veranstaltung jedoch keine Option ist oder nicht ausreicht, ist es wichtig zu bedenken, dass Veranstaltungsveranstalter genügend Platz einplanen und den Teilnehmern Masken zur Verfügung stellen sollten, um den CDC-Richtlinien zu folgen.