Planung einer Veranstaltung: das Sommertreffen der National Governors Association 2016

Geschrieben von ls2group

LS2group war stolz, Teil des Eventplanungsprozesses für die 2016 Sommertreffen der National Governors Association (NGA). Die Veranstaltung war eine wunderbare Gelegenheit, Gouverneuren aus dem ganzen Land einige der Veranstaltungsorte, Lebensmittel, Industrien, Musik und Landschaften zu zeigen, die Iowa einzigartig machen! LS2group arbeitete in Zusammenarbeit mit der National Governors Association und dem Büro von Governor Branstad an der Planung vieler Aspekte des viertägigen Sommertreffens, das vom 14. bis 17. Juli in Des Moines stattfand. Die Veranstaltungen waren die perfekte Gelegenheit für unsere Teams, zusammenzukommen, um viele unserer Fähigkeiten einzusetzen, um bemerkenswerte und unvergessliche Ereignisse für die Gouverneure und ihre Familien zu schaffen. Möchten Sie wissen, was bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung in die Veranstaltungsplanung einfließt? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

Veranstaltungsplanung

LS2group begann mit der Veranstaltungsplanung lange bevor die Veranstaltung tatsächlich stattfand. Vor mehr als einem Jahr half LS2group beim Aufbau einer Non-Profit-Organisation mit Vorstand, um die Übersicht zu gewinnen und Beiträge zur Veranstaltungsplanung zu leisten. Dies trug auch dazu bei, dass das Sommertreffen gut abgerundet war und viele Organisationen einbezog und eine Vielzahl von Funktionen präsentierte, die wir in Iowa haben.

Nachdem die gemeinnützige Organisation gegründet wurde, hat die LS2group Marketing Die Abteilung arbeitete mit der National Governors Association zusammen, um ein einzigartiges Logo, eine Marke und einen Slogan für das Sommertreffen in Iowa zu entwickeln. Der Slogan „Uniquely Iowa“ wurde geschaffen, um die vielen einzigartigen Unternehmen, Branchen und Traditionen zu präsentieren, die wir in Iowa haben, die für diejenigen, die den Staat nicht als Heimat bezeichnen, möglicherweise nicht offensichtlich sind. 

Da wir bei diesen Treffen und gesellschaftlichen Veranstaltungen viele hochkarätige Menschen zusammenbringen wollten, hatte Sicherheit oberste Priorität. LS2group arbeitete eng mit der Iowa State Patrol, Des Moines Police Department und Des Moines Fire Department zusammen, um die Sicherheit aller unserer Gäste während des NGA-Sommertreffens 2016 zu gewährleisten. Sorgfältige Koordinations- und Notfallpläne an jedem Veranstaltungsort, dem Iowa Events Center und den ausgewiesenen Hotels waren der Schlüssel. Zu den Sicherheitsdetails gehörten die Anwesenheit von uniformierten und nicht uniformierten Beamten, Veranstaltungsräumungen, Straßensperrungen, Transport für gewählte Amtsträger und Geheimdienstüberwachung. Das engagierte Sicherheitspersonal, das mit dem Planungsteam zusammenarbeitete, bot eine grundlegende Perspektive und war entscheidend für den Planungsprozess und die Gesamtdurchführung erfolgreicher Veranstaltungen für alle.

Mit mehr als tausend Gästen und mehreren Veranstaltungsorten für das viertägige Sommermeeting war der Transport ein wesentlicher Bestandteil für einen reibungslosen Ablauf des Tagesablaufs. LS2group koordinierte eng mit einem landesweiten Transportanbieter, um Shuttles zu und von Hotels, dem Iowa Events Center, Veranstaltungsorten für gesellschaftliche Veranstaltungen und verschiedenen anderen für die Gouverneure erforderlichen Haltestellen zu vereinbaren. Wir haben uns auch mit General Motors abgestimmt, das großzügig eine Flotte von über 50 Fahrzeugen gespendet hat, die während des Sommertreffens für den Gouverneurs- und den ersten Familientransport genutzt werden können. Abhol- und Bringorte, Buslinien, Shuttle-Fahrpläne und mehr waren entscheidend, um die Gäste jeden Tag pünktlich zu halten. 

Da Gäste aus dem ganzen Land und in einigen Fällen aus der ganzen Welt nach Iowa reisen, war das Angebot exzellenter Gastfreundschaft eine der Hauptprioritäten des NGA Summer Meeting Committee 2016. LS2group arbeitete eng mit mehreren lokalen Hotels sowie dem Iowa Events Center zusammen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer des NGA-Meetings während ihres Aufenthalts gut betreut wurden. Zu den Hospitality-Details gehörten die Koordination und Besetzung von Hospitality-Desks in den Hotels und Tagungsräumen als „One-Stop-Shop“ für Gäste, um sich über Details wie Transport, gesellschaftliche Veranstaltungen und lokale Restaurants und Attraktionen zu erkundigen. Unser Team sorgte auch dafür, dass in jedem der Veranstaltungsorte gut positionierte und erkennbare Beschilderung verwendet wurde, um den Teilnehmern eine einfache Navigation zu gewährleisten.

Neben der Gastfreundschaft waren Freiwillige eine Schlüsselkomponente für den Erfolg und die Effizienz des NGA-Sommertreffens 2016. LS2group hat eine Freiwilligenstrategie entwickelt, um die Rekrutierung und Ausbildung zu leiten. Unser Team rekrutierte mehr als 100 Freiwillige, koordinierte Freiwilligeneinsätze, kommunizierte mit Freiwilligen, plante und leitete eine Schulung unter besonderer Anwesenheit des Gouverneurs und von Frau Branstad und verwaltete die Freiwilligen während der Treffen vor Ort

Gesellschaftliche Veranstaltungen

Nach monatelanger Veranstaltungsplanung freute sich unser Team, jedes Detail der gesellschaftlichen Ereignisse mit den Gouverneuren zu teilen, die nach Iowa gereist waren. Bei der Planung der Veranstaltungen verwalteten unsere Teams die Einladungen, RSVPs und Anmeldeinformationen, um eine genaue Anzahl von Teilnehmern für die Planung von Catering, Parkplätzen und anderen Details im Zusammenhang mit den Veranstaltungen zu erstellen. Darüber hinaus hatte jede Veranstaltung eine Vielzahl von Markenartikeln, Beschilderungen, um die Gouverneure dorthin zu bringen, wo sie sein mussten, und einzigartige Akzente, die von den Marketing- und NGA-Teams entwickelt wurden.

Die Eröffnungsnacht fand im wunderschönen Iowa State Capitol Building statt – „Under the Golden Dome“. Gouverneure und ihre Ehepartner, Sponsoren aus Iowa, NGA Corporate Fellows und andere schlossen sich im Herzen von . zusammen Des Moines' Ostdorf für eine Nacht mit köstlichem Essen und Unterhaltung von lokalen Künstlern – darunter die Harfenistin Laura Erickson, Tim Stop und eine besondere Quartett-Performance der Des Moines Symphonie. Die Nacht endete mit einem wunderschönen Feuerwerk und einer Feature-Performance des Isiserettes Drill and Drum Corp.

Am zweiten Abend empfingen wir Gäste bei zwei Empfängen – darunter einer in der Residenz des Gouverneurs, Terrassenhügel. Bei diesem Empfang wurde „A Taste of Des Moines“ vorgestellt, bei dem Köche aus einigen der besten Restaurants von Des Moines zusammenkamen, um den Gouverneuren und anderen Teilnehmern köstliche Gerichte zu präsentieren. Chefkoch Enosh Kelley von Bistro Montage kuratierte die Speisekarte des Abends. Die Residenz und das Gelände standen den Gästen während des Abends zum Bummeln offen, und Unterhaltung wurde sowohl drinnen als auch draußen von The Two Davids und The Fiddle Chics geboten.

Die Gäste genossen auch einen Abend im Halle der Preisträger des Welternährungspreises. Am Des Moines River gelegen und von wunderschönen Gärten umgeben, dient das Gebäude des World Food Prize als historischer, lehrreicher und inspirierender Ort für lokale und internationale Besucher und ehrt den gebürtigen Iowaner und Friedensnobelpreisträger Dr. Norman Borlaug. Der Abend bot ein Live-Malerlebnis des Künstlers William Butler, eine außergewöhnliche Aufführung der Des Moines Metro Opera und umherziehende Melodien der schillernden brasilianischen 2wins.

Am letzten Abend des Treffens versammelten sich die Gäste auf dem Iowa State Fairgrounds zu einem „Mini“ Iowa State Fair mit vielen süßen Genüssen, fairen Aktivitäten, Landwirtschafts- und Landmaschinenausstellungen und einer besonderen Aufführung von Three Dog Night, bekannt für Hits wie „Joy to the World“, „Mama Told Me (Not to Come)“ und „ Eins (ist die einsamste Zahl).“ Iowas Warengruppen und andere landwirtschaftliche Unternehmen wurden auf dem gesamten Gelände mit interaktiven Exponaten und köstlichen Speisen vorgestellt. Die Veranstaltung umfasste Sky Glider-Fahrten und mehrere Heißluftballons – eine Vorschau auf die Nationaler Ballonklassiker findet jeden Sommer in Iowa statt. Für die Veranstaltung wurde auch eine Miniatur-Butterkuh in Auftrag gegeben, um sie zu einem wirklich authentischen Erlebnis der Iowa State Fair zu machen!

Ehepartner- und Familienveranstaltungen

Viele Gouverneure brachten ihre ganze Familie mit, um das lange Wochenende in Des Moines zu genießen. Zusätzlich zu den täglichen Geschäftstreffen und gesellschaftlichen Abendveranstaltungen, die LS2group bei der Planung unterstützte, waren wir auch für die Planung einzigartiger, unterhaltsamer Veranstaltungen für die Ehepartner und Familien der Gouverneure verantwortlich. Unser Ziel bei der Programmierung, die wir in Zusammenarbeit mit First Lady Chris Branstad und den Mitarbeitern von Terrace Hill durchgeführt haben, war es, die einzigartigen und überraschenden Schätze zu präsentieren, die Des Moines zu bieten hat.

Ehepartner und Gäste der Gouverneure wurden mit einer unglaublichen Tour hinter die Kulissen von Meredith Corporation, wo sie etwas über die Showcase Kitchen, die Meredith Test Gardens, die Geschichte der Meredith Corporation und alle Marken unter dem Dach von Meredith erfuhren. Spezialisten für Wohnkultur, Gartenarbeit, Zeitschriftenproduktion und Kochen sprachen mit Ehepartnern über ihre Jobs und wie diese Experten in Des Moines Trends im ganzen Land mitgestalten.

Die Gruppe genoss auch einen Nachmittag im wunderschönen Botanischer Garten Greater Des Moines für eine Diskussion darüber, wie Erstehepartner Kinder und Familien in ihrem Bundesland unterstützen können. Dr. George Belitsos und Andrew Allen, die ehemaligen und aktuellen CEOs von Jugend- und Schutzdienste (YSS), teilten ihre persönlichen Geschichten und sprachen über die wichtige Arbeit, die YSS für die Jugend von Iowa leistet. Die Diskussion gipfelte darin, dass mehrere Ehegatten der Gouverneure die hochmoderne YSS-Einrichtung in der Innenstadt von Des Moines besuchten, die ein nationales Modell für bewährte Verfahren darstellt.

Die Gäste wurden auch ermutigt, die Stadt auf eigene Faust zu genießen, mit Ratschlägen und Anleitungen von denen, die Des Moines ihr Zuhause nennen. Wir haben die Familie jedes Gouverneurs mit einem Des Moines-Botschafter zusammengebracht, der ein Einheimischer ist, der sich mit der Stadt auskennt und Ratschläge und Empfehlungen geben und alle Fragen beantworten kann. Durch die Partnerschaft mit dem Des Moines Kongress- und Besucherbüro, konnten wir unseren Gästen über den Des Moines Fun Pass Angebote und Ermäßigungen für Erlebnisse in der ganzen Stadt anbieten. Durch diese Erfahrung konnten wir auch einen speziellen East Village-Einkaufspass erstellen, der Rabatte von Piment, Ständige Sammlung, Dornink, und J Brownlee, die unsere Nachbarn im East Village sind.

Unser Team koordinierte und unterstützte auch verschiedene Gruppen und Organisationen mit Empfängen im Rahmen der regelmäßig geplanten gesellschaftlichen Veranstaltungen, Aktivitäten des Ehepartners und identifizierten Concierge-Möglichkeiten. Während der Geschäftstreffen im Iowa Events Center arbeitete LS2group mit verschiedenen Organisationen zusammen, um während des Geschäftsprogramms Ausstellungen zu veranstalten, um die Geschichte und Innovation von Iowa hervorzuheben. Die Displays zeigten Iowas Universitäten, den Jefferson Highway, die Home Base Iowa, Iowas Cultivation Corridor und MINT-Programme.

Das NGA Summer Meeting 2016 wäre ohne die großzügigen Beiträge unserer Sponsoren nicht möglich gewesen. Wir haben nicht nur das Glück, in einem Staat mit so erfolgreichen Unternehmen und Geschäftsinhabern zu leben, wir sind auch dankbar für ihre Großzügigkeit und Geduld bei der Planung und Vorbereitung dieser Großveranstaltungen.

Medienkoordination

Neben der Hervorhebung von Iowa vor den Teilnehmern der NGA-Meetings arbeiteten wir mit der Kommunikationsabteilung von NGA sowie dem Kommunikationsteam von Gouverneur Terry Branstad zusammen, um die Treffen und Veranstaltungen für lokale und nationale Medien zu präsentieren.

Als Teil des umfassenden Rebrandings von NGA haben wir daran gearbeitet, das jährliche Presseevent, das jedes Jahr den Auftakt des Sommertreffens bildet, von einer traditionellen Pressekonferenz zu einem äußerst erfolgreichen moderierten Panel umzugestalten. Unser Team koordinierte David Yepsen, Direktor des Paul Simon Public Policy Institute an der Southern Illinois University Carbondale, um eine Diskussion zwischen Gouverneur Branstad, NGA-Vorsitzender Gouverneur Gary Herbert und NGA-Co-Vorsitzender Gouverneur Terry McAuliffe zu moderieren.

Die Diskussion stellte die Initiative von Gouverneur Herbert, Staaten: Lösungen finden, Leben verbessern, vor, behandelte Themen der Geschäftssitzungen des Wochenendes und ermöglichte den anwesenden lokalen und nationalen Medien, den Gouverneuren Fragen zu stellen.

Unser Team koordinierte auch mit NGA und dem Büro des Gouverneurs, um Medien einen Einblick gewähren bei den Social Events und Business Sessions täglich mit „Medienpaketen“, inklusive Video-B-Roll von den Meetings und Events des Vortages sowie Fotos von Christopher Maharry, alle heben die einzigartigen Versammlungen jedes Abends am Iowa State Capitol Building, der World Food Prize Hall der Preisträger, dem Terrace Hill und den Iowa State Fairgrounds hervor.

Zivildienst

Um der Gemeinde von Iowa etwas zurückzugeben, arbeiteten die Gouverneure, Mitarbeiter und Freiwilligen am Wochenende mit dem Outreach-Programm zusammen, um 50.000 Mahlzeiten für die Food Bank of Iowa zu verpacken. Am letzten Tag fand eine Presseveranstaltung statt, bei der die Bemühungen hervorgehoben wurden, Familien bei der Bekämpfung der Ernährungsunsicherheit zu helfen.

Monatelange Veranstaltungsplanung und Partnerschaften mit vielen Menschen in der Metro und im Bundesstaat Iowa führten zu einem erfolgreichen NGA-Sommertreffen 2016 in Des Moines. Unser Team hilft Ihnen gerne bei Ihrem nächsten Event – ob groß oder klein.

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