الأحداث الافتراضية

بقلم ls2group

مع قيام المزيد من الأشخاص بتعليق أرديةهم ، ووضع نعالهم ، والعودة إلى المكتب ، يبقى شيء واحد كما هو: الاجتماعات والأحداث الشخصية أصبحت شيئًا من الماضي. منذ مارس ، ساعدت LS2group عملائها بنجاح في عقد عشرات الاجتماعات العامة الافتراضية والمؤتمرات الصحفية.

أوضحت آشلي ميللر ، مديرة الحسابات: "على الرغم من أن الوباء قد غير بالتأكيد كيفية قيامنا بالأشياء ، إلا أنه لم يغير الحاجة إلى عقد اجتماعات أو أحداث للحفاظ على سير العمل كالمعتاد". "تعد الأحداث الافتراضية أيضًا وسيلة رائعة للبقاء على اتصال ، وقد حدثت زيادة ملحوظة في الحضور منذ التحول إلى الأنظمة الأساسية الافتراضية للاجتماعات. لقد شعر الناس بالرضا تجاه الأحداث الشخصية ، وقد أدى التحول إلى تنسيق جديد إلى زيادة المشاركة ".

في حين أنه قد يبدو من السهل فتح Zoom أو منصة افتراضية أخرى لعقد اجتماعك ، إلا أن هناك الكثير من التخطيط وراء الكواليس المؤدي إلى حدث افتراضي.

وأضاف نيك بوينك ، مدير الحسابات الأول: "إننا نعمل بجد لإعداد جميع المتحدثين والمنسقين لهذه الأحداث". وتابع: "من خلال عمليات الفحص والمحاكاة التكنولوجية المتعددة ، نركز على الاستعداد لما هو غير متوقع". "توفر منصات الاجتماعات الافتراضية هذه العديد من الموارد لإدارة حدث سلس ، كما أن استعدادنا الإضافي يسمح براحة البال عندما يأتي يوم الحدث."

بصرف النظر عن الإعداد الفني ، أوضح Boeyink أنه من المهم التحضير للطريقة التي سيطرح بها الأشخاص والمراسلون أسئلة دون أن يحاول الجميع التحدث مع بعضهم البعض.

قال: "من خلال استخدام وسيط مُعد جيدًا واستخدام وظائف الدردشة لفترات الأسئلة والأجوبة ، فإننا نضمن سماع جميع الأصوات مع تجنب المشكلة الشائعة جدًا للحاضرين الذين يتحدثون مع بعضهم البعض". "تتضمن العملية عرضًا تفصيليًا حتى يتمكن جميع المشاركين من الاستمتاع بتجربة اجتماع قيّمة وثاقبة."

وافق ميلر على ذلك ، مضيفًا أن الحصول على عرض مستمر والالتزام به يمكن أن يساعد أيضًا في إبراز الحدث الافتراضي الخاص بك.

قالت: "من المهم للغاية عند تنظيم حدث افتراضي أن تحدد التوقعات وأن تحدد جدول الأعمال بوضوح ، خاصة عندما يكون لديك متحدث ضيف". "التحديد الواضح لمقدار الوقت للمقدمات ، وتقديم المتحدثين ، والأسئلة والأجوبة ، والأعمال الأخرى ، يحافظ على استمرار الحدث ويضمن عدم تحدث أي شخص مع الآخرين."

بينما يأمل الكثيرون في بدء الاجتماعات والأحداث الشخصية مرة أخرى هذا الخريف ، تظل الأحداث الافتراضية خيارًا أكثر أمانًا ويمكن أن تكون بنفس الفعالية. ومع ذلك ، إذا لم يكن الحدث الافتراضي خيارًا أو لن يكون كافيًا ، فمن المهم أن تضع في اعتبارك أن مضيفي الحدث يجب أن يخططوا للسماح بمساحة كافية وتوفير أقنعة للحضور من أجل اتباع إرشادات CDC.