5 عناصر أساسية لحدث ناجح

بقلم ls2group

يمكن أن يوفر لك الحدث الناجح وسيلة لمشاركة رؤيتك ، وبيع المنتجات ، وإشراك أصحاب المصلحة ، وزيادة الوعي بشركتك أو مهمتك ، وغير ذلك الكثير. بينما نستمتع جميعًا بحضور الأحداث الممتعة والفريدة من نوعها ، فإن إنشاء حدث يلتزم بالحضور بطريقة هادفة ليس دائمًا مهمة بسيطة.

من أجل التخطيط لحدث لا يُنسى وتنفيذه ، من الضروري التأكد من أن لديك إستراتيجية مدروسة جيدًا ومتطورة. سيساعد هذا في دفع الحدث الخاص بك وإرضاء الحضور وعميلك أو صاحب العمل. فيما يلي العناصر الخمسة الأساسية لحدث ناجح. هذه ليست سوى بعض الدروس التي تعلمتها طوال سنوات عملي في الحملات السياسية والتخطيط وجمع التبرعات والفعاليات الميدانية من جميع الأحجام.

• اعرف جمهورك.

يجب بناء كل حدث مع وضع جمهورك المستهدف في الاعتبار. سيضمن تخصيص نوع الحدث لجمهورك في النهاية استمتاع الجميع بأنفسهم. سيشجع أيضًا الحضور على القدوم إلى الأحداث المستقبلية التي تنظمها أنت أو مؤسستك. تشمل العوامل المهمة لهذا الاستهداف اختيار المكان المناسب لجمهورك ، واليوم والوقت المناسبين ، ونوع المرطبات التي ستحصل عليها ، إن وجدت.

• أرسل دعوتك في وقت مبكر.

من المهم أن يتم إنفاقها في أقرب وقت ممكن ، مع إعطاء الحاضرين المحتملين أكبر قدر ممكن من الإشعار. أميل إلى إرسال دعوات قبل الحدث بأربعة إلى ستة أسابيع ، مما يمنح المدعوين قدرًا جيدًا من الوقت لوضعه في تقويمهم والرد إذا لم يتمكنوا من الحضور. من الجيد أيضًا أن يكونوا على دراية بذلك عاجلاً وليس آجلاً ، ويمنحك هذا فرصة لقياس عدد الأشخاص الذين قد يحضرون. يعد هذا أمرًا حيويًا إذا كنت تعمل مع متعهد تقديم الطعام أو تحاول تقدير عدد المرطبات المطلوبة.

• أكد مع ضيوفك.

إذا كان لديك الوقت والموارد ، فإن المتابعة مع الأشخاص الذين دعوتهم يمكن أن تكون مفيدة للغاية بعدة طرق. يمنح الحدث اتصالًا بشريًا أكثر من مجرد دعوة ورقية أو إلكترونية ، ويمنحك الفرصة لإبلاغ الضيوف بأي معلومات مهمة لم يتم تضمينها في دعوتهم ، كما يوفر للضيوف فرصة لطرح أي أسئلة لديهم عن الحدث. بالإضافة إلى ذلك ، بينما يكون لديك ضيوف على الهاتف ، فلديك فرصة للحصول على التزام صارم منهم عند حضورهم ، أو التبرع في حالة جمع التبرعات.

• أكمل التفاصيل.

أثناء إجراء الاستعدادات النهائية للحدث ، يجب أن يكون لديك تقدير دقيق لعدد الأشخاص الذين تعتقد أنهم سيكونون في الحدث. هذا مهم لأنه يمنحك الفرصة للتأكد من أن المكان معد للعدد المناسب من الناس ، وأن لديك الكمية المناسبة من المرطبات الجاهزة للحدث. بمجرد وصول يوم الحدث ، يجب أن يكون كل شيء جاهزًا بشكل مثالي للذهاب ، حتى تتمكن (على أمل) الاسترخاء والاستمتاع بالحدث.

• قم بتقييم نجاح الحدث الخاص بك.

بعد انتهاء الحدث رسميًا ، أرسل ملاحظات شكر إلى ضيوفك. هذه طريقة لطيفة لإظهار تقديرك لحضورهم الحدث وبناء علاقات معهم من أجل مستقبلهم. يمنحك هذا أيضًا الفرصة لجمع التعليقات حول الحدث ، حتى تتمكن من العمل على تحسين الحدث التالي. من المهم أيضًا التحدث مع فريقك الداخلي حول نجاحات الحدث العام والدروس المستفادة. تأكد من القيام بذلك بينما لا يزال الحدث جديدًا في ذهنك ، وقم بتدوين الملاحظات. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من أنك تأخذ نجاحاتك والدروس المستفادة وتطبيقها عند التخطيط لحدثك التالي.