التخطيط لحدث: الاجتماع الصيفي لجمعية المحافظين الوطنية لعام 2016

بقلم ls2group

تفخر LS2group بكونها جزءًا من عملية التخطيط للحدث لـ 2016 الاجتماع الصيفي للجمعية الوطنية للمحافظين (NGA). كان الحدث فرصة رائعة لإظهار المحافظين من جميع أنحاء البلاد بعض الأماكن والأطعمة والصناعات والموسيقى والمناظر الطبيعية التي تجعل ولاية أيوا فريدة من نوعها! عملت LS2group بالاشتراك مع جمعية الحكام الوطنية ومكتب الحاكم برانستاد للتخطيط للعديد من جوانب الاجتماع الصيفي الذي استمر أربعة أيام والذي عقد في دي موين في الفترة من 14 إلى 17 يوليو. كانت الأحداث فرصة مثالية لفرقنا للالتقاء معًا لاستخدام العديد من مهاراتنا لإنشاء أحداث رائعة لا تُنسى للحكام وعائلاتهم. هل تريد أن تعرف ما الذي يدخل في التخطيط لحدث بهذا الحجم؟ تابع القراءة لمعرفة ذلك!

تخطيط لحدث

بدأت LS2group عملية التخطيط للحدث قبل وقت طويل من وقوع الحدث بالفعل. منذ أكثر من عام ، ساعدت LS2group في إنشاء منظمة غير ربحية ، كاملة مع مجلس إدارة ، للحصول على الإشراف وتقديم المدخلات في التخطيط للحدث. ساعد هذا أيضًا في ضمان تقريب الاجتماع الصيفي وإدماج العديد من المنظمات وعرض مجموعة متنوعة من الميزات التي لدينا في ولاية أيوا.

بمجرد تشكيل المنظمة غير الهادفة للربح ، LS2group's تسويق عمل القسم مع الرابطة الوطنية للحكام لإنشاء شعار فريد وعلامة تجارية وشعار فريد لاجتماع أيوا الصيفي. تم إنشاء شعار "فريد أيوا" لعرض العديد من الشركات والصناعات والتقاليد الفريدة لدينا في ولاية أيوا والتي قد لا تكون واضحة لأولئك الذين لا يعتبرون موطن الولاية. 

نظرًا لأننا خططنا لجمع العديد من الأشخاص البارزين معًا في هذه الاجتماعات والمناسبات الاجتماعية ، كان الأمن أولوية قصوى. عملت LS2group بشكل وثيق مع Iowa State Patrol ، وقسم شرطة Des Moines ، وإدارة إطفاء Des Moines لضمان سلامة جميع ضيوفنا خلال اجتماع NGA الصيفي لعام 2016. كان التنسيق الدقيق وخطط الطوارئ في كل مكان للحدث الاجتماعي ، ومركز أحداث آيوا ، والفنادق المعينة أمرًا أساسيًا. تضمنت التفاصيل الأمنية وجود ضباط يرتدون الزي الرسمي وغير النظامي ، ومداهمات المكان ، وإغلاق الطرق ، ونقل المسؤولين المنتخبين ، ومراقبة الاستخبارات. قدم أفراد الأمن المتفانون الذين يعملون مع فريق التخطيط منظورًا أساسيًا وكانوا حاسمين في عملية التخطيط والتنفيذ الشامل للأحداث الناجحة للجميع.

مع وجود أكثر من ألف ضيف ومواقع متعددة للفعاليات للاجتماع الصيفي الذي استمر أربعة أيام ، كان النقل مكونًا أساسيًا للحفاظ على جدول أعمال كل يوم يسير بسلاسة. قامت LS2group بالتنسيق الوثيق مع بائع النقل على مستوى البلاد للتعاقد مع خدمة نقل مكوكية من وإلى الفنادق ، ومركز أحداث Iowa ، وأماكن المناسبات الاجتماعية ، والعديد من المحطات الأخرى اللازمة للحكام. قمنا أيضًا بالتنسيق مع شركة جنرال موتورز ، التي تبرعت بسخاء بأسطول مكون من أكثر من 50 مركبة لاستخدامها في نقل الحاكم والعائلة الأولى خلال الاجتماع الصيفي. كانت مواقع التوصيل والتوصيل ، وخطوط الحافلات ، وجداول الحافلات ، والمزيد من الأمور الحيوية للحفاظ على الضيوف في الوقت المحدد كل يوم. 

مع الضيوف الذين يسافرون إلى ولاية أيوا من جميع أنحاء البلاد ، وفي بعض الحالات ، من جميع أنحاء العالم ، كان تقديم الضيافة الممتازة أولوية رئيسية للجنة الاجتماع الصيفي NGA لعام 2016. عملت LS2group بشكل وثيق مع العديد من الفنادق المحلية ، جنبًا إلى جنب مع Iowa Events Center ، لضمان رعاية الحاضرين في اجتماع NGA أثناء إقامتهم. تضمنت تفاصيل الضيافة التنسيق وتوظيف مكاتب الضيافة في الفنادق وأماكن الاجتماعات باعتبارها "محطة واحدة" للضيوف للاستعلام عن التفاصيل التي تتراوح بين النقل والمناسبات الاجتماعية والمطاعم المحلية وأماكن الجذب السياحي. كما عمل فريقنا على ضمان استخدام لافتات في موقع جيد ويمكن التعرف عليها في كل مكان لضمان سهولة التنقل للحضور.

بالإضافة إلى الضيافة ، كان المتطوعون مكونًا رئيسيًا لنجاح وكفاءة اجتماع NGA الصيفي لعام 2016. أنشأت LS2group استراتيجية تطوعية لتوجيه التوظيف والتدريب. قام فريقنا بتجنيد أكثر من 100 متطوع ، وتنسيق نوبات المتطوعين ، والتواصل مع المتطوعين ، وتخطيط وقيادة تدريب بحضور خاص من الحاكم والسيدة برانستاد ، وإدارة المتطوعين في الموقع طوال الاجتماعات

المناسبات الاجتماعية

بعد شهور من التخطيط للحدث ، كان فريقنا متحمسًا لمشاركة كل تفاصيل الأحداث الاجتماعية مع الحكام الذين سافروا إلى ولاية أيوا. أثناء التخطيط للأحداث ، قامت فرقنا بإدارة الدعوات وطلبات الرد على الدعوات وبيانات الاعتماد من أجل إنشاء عدد كبير من الحاضرين للتخطيط لتقديم الطعام ومواقف السيارات والتفاصيل الأخرى المتعلقة بالأحداث. بالإضافة إلى ذلك ، كان لكل حدث مجموعة متنوعة من العناصر ذات العلامات التجارية ، واللافتات للحصول على الحكام في المكان الذي يحتاجون إليه ، واللمسات الفريدة التي طورها فريق التسويق وفرق NGA.

تم استضافة ليلة الافتتاح في مبنى الكابيتول الجميل بولاية أيوا - "تحت القبة الذهبية". انضم الحكام وأزواجهم ورعاة أيوا وزملاء شركة NGA وغيرهم معًا في قلب قرية دي موين الشرقية لقضاء ليلة من الطعام اللذيذ والترفيه من قبل فنانين محليين - بما في ذلك عازف القيثارة لورا إريكسون وتيم ستوب وأداء رباعي خاص للفنانين المحليين السمفونية دي موين. اختتمت الليلة بعرض جميل للألعاب النارية وأداء مميز من قبل Isiserettes Drill and Drum Corp.

في المساء الثاني ، استضفنا الضيوف في حفلتي استقبال - أحدهما في مقر الحاكم ، تيراس هيل. شهد هذا الاستقبال "A Taste of Des Moines" ، حيث اجتمع الطهاة من بعض أفضل المطاعم في Des Moines لتقديم المأكولات اللذيذة للحكام وغيرهم من الحاضرين. قام الشيف Enosh Kelley من Bistro Montage برعاية قائمة الطعام المسائية. كان السكن والأراضي مفتوحة للضيوف للتجول خلال المساء ، وتم تقديم الترفيه في الداخل والخارج على حد سواء من The Two Davids و The Fiddle Chics.

استمتع الضيوف أيضًا بأمسية في قاعة الحائزين على جائزة الغذاء العالمية. يقع على نهر دي موين ويرافقه حدائق جميلة ، يُعد مبنى جائزة الغذاء العالمي مكانًا تاريخيًا وتعليميًا وملهمًا للزوار المحليين والدوليين على حدٍ سواء ، ويكرم الحائز على جائزة نوبل للسلام في إيوان والدكتور نورمان بورلوج. تميزت الأمسية بتجربة الرسم الحي للفنان ويليام بتلر ، وأداء استثنائي لأوبرا مترو دي موين ، والألحان المتجولة للفنانين البرازيليين المبهرين.

في المساء الأخير من الاجتماع ، اجتمع الضيوف في أرض معارض ولاية أيوا لحضور حفل "صغير" معرض ولاية ايوا التي تضمنت الكثير من الانغماس الحلو ، والأنشطة العادلة ، وعروض المعدات الزراعية والزراعية ، وأداء خاص من قبل Three Dog Night ، المعروف بأغاني مثل "Joy to the World" و "Mama Told Me (Not to Come)" و " واحد هو الرقم الأكثر وحدة)." ظهرت مجموعات السلع في ولاية أيوا والكيانات الزراعية الأخرى في جميع أنحاء الأرض مع المعارض التفاعلية والأطعمة اللذيذة. تضمن الحدث ركوب Sky Glider والعديد من بالونات الهواء الساخن - نظرة عامة على ناشونال بالون كلاسيك عقدت في ولاية ايوا كل صيف. كما تم تكليف بقرة صغيرة من الزبدة لهذا الحدث لجعله تجربة حقيقية لمعرض ولاية آيوا!

أحداث الزوج والأسرة

أحضر العديد من الحكام عائلاتهم بأكملها للاستمتاع بعطلة نهاية الأسبوع الطويلة في دي موين. بالإضافة إلى اجتماعات العمل اليومية والمناسبات الاجتماعية المسائية التي ساعدت LS2group في التخطيط لها ، كنا أيضًا مسؤولين عن جدولة الأحداث الفريدة والممتعة لأزواج المحافظين وعائلاتهم. كان هدفنا في البرمجة ، وهو ما فعلناه بالتعاون مع السيدة الأولى كريس برانستاد وطاقم تيراس هيل ، هو إبراز الأحجار الكريمة الفريدة والمدهشة التي تقدمها دي موين.

تمت معاملة أزواج وضيوف المحافظين في جولة مذهلة من وراء الكواليس في شركة ميريديث، حيث تعلموا عن Showcase Kitchen و Meredith Test Gardens وتاريخ شركة Meredith Corporation وجميع العلامات التجارية تحت مظلة Meredith. تحدث المتخصصون في الديكور المنزلي والبستنة وإنتاج المجلات والطبخ إلى الأزواج حول وظائفهم وكيف يساعد هؤلاء الخبراء في دي موين في تشكيل الاتجاهات في جميع أنحاء البلاد.

استمتعت المجموعة أيضًا بفترة بعد الظهر في رائع حدائق دي موين النباتية الكبرى لإجراء مناقشة حول الطرق التي يمكن للزوجين الأوائل أن يدعموا بها الأطفال والأسر في ولاياتهم. الدكتور جورج بيليتسوس وأندرو ألين ، الرئيسان التنفيذيان السابق والحالي لـ خدمات الشباب والمأوى (YSS) ، شاركوا قصصهم الشخصية وتحدثوا عن العمل المهم الذي يقوم به YSS لشباب ولاية أيوا. وبلغت المناقشة ذروتها مع قيام العديد من أزواج المحافظين بزيارة منشأة YSS الحديثة في وسط مدينة دي موين ، والتي تعد نموذجًا وطنيًا لأفضل الممارسات.

تم تشجيع الضيوف أيضًا على الاستمتاع بالمدينة بمفردهم ، مع النصيحة والتوجيه من أولئك الذين يتصلون بالمنزل في دي موين. قمنا بإقران عائلة كل حاكم بسفير دي موين ، وهو مقيم محلي على دراية بالمدينة ويمكنه تقديم المشورة والتوصيات والإجابة على أي أسئلة. من خلال الشراكة مع مكتب المؤتمرات والزوار في دي موين، تمكنا من تقديم عروض وخصومات للضيوف على التجارب في جميع أنحاء المدينة عبر بطاقة Des Moines Fun Pass. من خلال هذه التجربة ، تمكنا أيضًا من إنشاء بطاقة تسوق خاصة بالقرية الشرقية ، والتي تضمنت خصومات من البهارات, مجموعة دائمة, دورنينك، و جي براونلي، من جيراننا في إيست فيليدج.

قدم فريقنا أيضًا التنسيق والمساعدة لمختلف المجموعات والمنظمات مع حفلات الاستقبال التي أقيمت حول الأحداث الاجتماعية المبرمجة بانتظام ، وأنشطة برنامج الزوج ، وفرص الكونسيرج المحددة. خلال اجتماعات العمل التي عقدت في Iowa Events Center ، عملت LS2group مع العديد من المنظمات لاستضافة العروض خلال برنامج الأعمال في محاولة لتسليط الضوء على تاريخ ولاية أيوا والابتكار. عرضت عروض جامعات أيوا ، طريق جيفرسون السريع ، هوم بيس آيوا ، ممر زراعة أيوا ، وبرامج STEM.

لم يكن الاجتماع الصيفي لـ NGA لعام 2016 ممكناً لولا المساهمات السخية من الرعاة. لسنا محظوظين فقط لأننا نعيش في دولة بها مثل هذه الشركات وأصحاب الأعمال الناجحة ، بل نشعر بالامتنان لكرمهم وصبرهم لأننا كنا نخطط للحدث ونستعد لهذه الأحداث واسعة النطاق.

التنسيق الإعلامي

بالإضافة إلى تسليط الضوء على ولاية أيوا أمام الحاضرين في اجتماع NGA ، عملنا مع قسم الاتصالات في NGA بالإضافة إلى فريق اتصالات الحاكم Terry Branstad لعرض الاجتماعات والأحداث لوسائل الإعلام المحلية والوطنية.

كجزء من التغيير الشامل للعلامة التجارية NGA ، عملنا على إعادة تصميم الحدث الصحفي السنوي ، الذي يبدأ الاجتماع الصيفي كل عام ، من مؤتمر صحفي تقليدي إلى لجنة خاضعة للإشراف ناجحة للغاية. قام فريقنا بالتنسيق مع ديفيد يبسن ، مدير معهد بول سيمون للسياسة العامة في جامعة جنوب إلينوي كاربونديل ، لإدارة مناقشة بين الحاكم برانستاد ، ورئيس NGA حاكم غاري هربرت ، ورئيس NGA المشارك تيري ماكوليف.

عرضت المناقشة مبادرة الحاكم هربرت ، الولايات: إيجاد الحلول ، تحسين الحياة ، وتناولت موضوعات على جدول جلسات العمل في عطلة نهاية الأسبوع ، وسمحت لوسائل الإعلام المحلية والوطنية الحاضرة بطرح الأسئلة على الحكام.

نسق فريقنا أيضًا مع NGA ومكتب المحافظ لـ توفير وسائل الإعلام نظرة من الداخل في المناسبات الاجتماعية وجلسات العمل كل يوم مع "حزم الوسائط" ، بما في ذلك لقطات فيديو من اجتماعات وأحداث اليوم السابق ، إلى جانب صور من كريستوفر ماهاري، كل ذلك يسلط الضوء على التجمعات الفريدة لكل أمسية في مبنى الكابيتول بولاية أيوا ، وقاعة الحائزين على جائزة الغذاء العالمي ، وتراس هيل ، وأرض معارض ولاية أيوا.

خدمة المجتمع

خلال عطلة نهاية الأسبوع ، من أجل رد الجميل لمجتمع أيوا ، عمل الحكام والموظفون والمتطوعون مع برنامج التوعية لتعبئة 50000 وجبة لبنك الطعام في ولاية أيوا. أقيمت فعالية صحفية في اليوم الأخير لتسليط الضوء على الجهود المبذولة لمساعدة الأسر التي تكافح انعدام الأمن الغذائي.

أدت أشهر من التخطيط للحدث والشراكات مع العديد من الأشخاص حول المترو وولاية آيوا إلى اجتماع NGA الصيفي الناجح لعام 2016 في دي موين. يود فريقنا مساعدتك في حدثك القادم - الكبير أو الصغير.

انقر هنا لمعرفة كيف يمكن لفريقنا مساعدتك في تلبية احتياجات التخطيط للأحداث الخاصة بك.

تريد أن ترى المزيد من الصور من الأحداث؟ تحقق من صفحة الفيسبوك.